KMU-Software

KMU-Software – Das Wich­tigste im Über­blick

• Eine KMU- Software oder Business-Soft­ware unter­stützt Sie bei der Bewäl­tigung unter­neh­merischer Tätig­keiten, von der Buch­haltung über die Zeit­erfassung bis hin zur Termin­ver­waltung und Offerten­erstellung.
• KMU-Software gibt es als Standard­paket, in einzelnen Modulen oder als Branchen­soft­ware.
• Die Preise für die Ein­führung einer KMU-Soft­ware vari­ieren je nach An­zahl User, benötigter Module, Funktionen und Schnitt­stellen sowie gewünschter Betriebsart.

Die passende KMU-Soft­ware finden – Aus­wahl­kri­terien

Das Angebot an unterschiedlich auf­gebauten KMU-Soft­wares ist sehr gross und unüber­sichtlich. Um die Aus­wahl zu verein­fachen, ist es des­halb sinn­voll, sich im Vor­feld über diese Punkte Gedanken zu machen:

• Welche Module und Funktionen benötigen Sie für Ihr Unter­nehmen? Welche Module und Funk­tionen bietet die KMU-Soft­ware an? (z.B. Buch­haltung, CRM, Termin­verwaltung)
• Wie lange besteht die Soft­ware bereits? Wie oft werden Up­dates an­geboten, um eine hohe Aktuali­tät zu gewähren?
• Was eignet sich mehr für Ihr Unter­nehmen, eine Cloud-basierte Soft­ware oder eine Inhouse Soft­ware?
• Wie hoch ist das geplante Budget? (Rechnen Sie auch Lizenz-, Wartungs- und Dienst­leistungs­kosten bei der Zusammen­stellung des Budgets ein.)

Sind die benötigten Module bekannt und definiert, erleichert dies auch den Ver­gleich unter­schied­licher Soft­ware­lösungen.

Kosten einer KMU-Soft­ware

Die Kosten einer KMU-Soft­ware hängen von den benötigten Modulen und Funk­tionen, der Anzahl User und den benötigten Schnitt­stellen ab. Ein Soft­ware­paket, das die Buch­haltung, Zeit­erfassung und Projekt­ver­wal­tung umfasst, ist als Cloud-Lösung ab ca. CHF 90 pro Monat und User und als Inhouse-Lösung ab ca. CHF 1’800 pro User erhältlich. Bei einer modular auf­gebauten Soft­ware ist für ein Buch­haltungs­modul mit ca. CHF 25 pro Monat und User (Cloud-Lösung) bzw. CHF 500 (Inhouse-Lösung) pro User zu rechnen. Hinzu kommen Kosten für die Schulung der Mit­arbei­tenden. Bei der Inhouse-Lösung fallen zusätzlich Setup- und War­tungs­kosten an.

Detaillierte Informationen zu den Kosten und mehr Richt­preise finden Sie auf unserer Kostenseite.

Tipps unserer Einkaufs­experten für KMU-Soft­ware

• Informieren Sie sich vor der Wahl der passenden KMU-Soft­ware darüber, wie oft Up­dates ange­boten werden. Dadurch stellen Sie sicher, dass Sie mit einer Soft­ware arbeiten, die möglichst aktuell gehalten wird.
• Mit einer modernen Unter­nehmens­soft­ware kann die Zusammen­arbeit mit einem Treu­händer oder einer Treu­händerin verein­facht werden, denn dank des ein­fachen Daten­aus­tausches wird der Auf­wand für die Jahres­abschluss­arbeiten auf einem Minimum gehalten. Dies gilt ins­besondere für Cloud-Lösungen, da der Treu­händer bzw. die Treu­händerin jeder­zeit Ein­sicht auf die aktuellen Buch­haltungs­daten hat.
• Mit einer swissdec-zerti­fi­zierten Lohn­soft­ware sparen Sie Zeit und Auf­wand bei der Lohn­dekla­ration: Lohn­daten können dank des ein­heit­lichen Lohn­melde­verfahrens (ELM) direkt aus Ihrem System an die Behörden und Sozial­ver­si­che­rungen über­mittelt werden.
• Nutzen Sie die KMU-Soft­ware unter anderem für die Kreditoren­buch­haltung und haben Sie eine hohe Anzahl an Rech­nungen, so lohnt es sich, zusätzlich ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzu­setzen. Rechnungen können so gescannt und digital ab­gespeichert werden.
• Die Auswahl an KMU-Soft­ware An­bietern auf dem Schweizer Markt ist gross. Es empfiehlt sich des­halb, sich durch unab­hängige Soft­ware-Ex­per­tinnen und Soft­ware-Ex­perten aus Ihrer Branche beraten zu lassen.

Funktionen einer KMU-Soft­ware

Eine KMU-Software bzw. Business-Soft­ware dient in erster Linie der Unter­stützung bei unter­­neh­me­rischen Tätig­keiten. Geeignete Soft­ware­lösungen können je nach Her­steller in ein­zelnen Modulen, in ver­schie­denen Paketen oder als um­fassendes Gesamt­paket erworben werden und decken unter anderem diese Funktionen ab:

Unternehmensaufgaben

• Finanzbuchhaltung, E-Banking
• Lohnbuchhaltung
• Zeiterfassung
• Personalverwaltung
• Infrastruktur, Logistik, Materialwirtschaft
• Projektmanagement
• Treuhänder Schnittstelle

Kundenmanagement

• Offertenerstellung und Auftrags­ver­waltung
• Rechnungen und Mahn­wesen
• CRM
• Mandantenverwaltung
• Terminverwaltung
• Verkauf
• Online Shop

KMU-Soft­ware für die Buch­haltung

Die Buchhaltung ist die zentrale Funktion einer KMU-Soft­ware, denn in der Schweiz ist jedes Unter­nehmen buch­führungs­pflichtig. Mit einer Buch­hal­tungs­soft­ware können Sie diesen Auf­wand auf das Minimum redu­zieren. Diese KMU Lösungen um­fassen neben der Finanz-, Debitoren- und Kredi­toren­buch­haltung unter­stützende Module und Funktionen wie:

• Offerten, Aufträge und Rechnungen
• Bilanz und Erfolgsrechnung
• Einfache MwSt.-Abrechnung
• Schnittstelle zum E-Banking
• Schnittstelle zu Ihrem Treuhänder oder Ihrer Treu­händerin (über die Cloud oder per E-Mail)

Die Anbieter unterscheiden sich unter anderem in ihren Lizenz­be­din­gungen und Preisen, der Daten­speicherung und den angebotenen Modulen – ein KMU-Soft­ware-Vergleich lohnt sich. Einen Über­blick zu den Anbietern finden Sie unter Buchhaltungssoftware.

Cloud KMU-Soft­ware

Eine Cloud-basierte KMU-Soft­ware hat den Vor­teil, dass die Mit­ar­bei­tenden von überall her via Web­browser auf die An­wendung zugreifen können. Betrieben wird die Soft­ware nicht auf einem eigenen Rechner vor Ort, sondern im Rechen­zentrum des Her­stellers oder des Cloud-An­bieters. Ein weiterer Vor­teil ist, dass die Infra­struktur inkl. Soft­ware und Hard­ware nicht selbst gewartet werden muss. Cloud Soft­ware wird gemietet und via Jahres- oder Monats­lizenzen ver­rechnet. Für kleine Unter­nehmen hat eine Cloud Soft­ware den Vor­teil, dass ein auf­wändiges Setup der Soft­ware in der Regel entfällt.

Bei der Entscheidung für eine Cloud-basierte KMU-Soft­ware sind diese Fragen wichtig:

• Ist der Zugriff von überall und zu jeder Zeit möglich?
• Besteht Flexibilität in der Anpassung der User und Kompo­nenten?
• Sind die Initialkosten aufgrund der Miet­lizenzen geringer als bei einer Inhouse-Lösung?
• Ist der Speicherplatz nach Bedarf er­weiter­bar?
• Besteht eine Abhängigkeit von einem Dienst­leister oder einer Dienst­leisterin?
• Ist die Datenablage in der Schweiz oder im Aus­land?

Lokal installierte KMU-Soft­ware

Eine lokal installierte beziehungsweise Inhouse-KMU-Soft­ware wird im Unter­nehmen selbst auf einem zentralen Server installiert und ist für alle Mitarbeiter­rechner verfügbar. Die Ver­bindung zum Server ermöglicht den Nutzerinnen und Nutzern den Daten­aus­tausch inner­halb des Unter­nehmens. Bei der Anschaffung einer Inhouse- KMU-Soft­ware spielen diese Punkte eine Rolle:

• Integration weiterer Nutzerinnen und Nutzer
• Software-Updates werden lokal auf dem Server durch­geführt
• Zugriffs- und Daten­sicherheit muss selbst gewähr­leistet werden
• Initialkosten sind höher, länger­fristig sind die Lizenzen aber in der Regel günstiger als bei einer Cloud-Lösung

Business-Software als Branchen­lösung

Für bestimmte Branchen existieren auf dem Schweizer Markt spezielle Business-Soft­wares, die umfassender auf die spezifischen An­for­derungen der je­wei­ligen Branche eingehen.

Software für Dienst­leistungs­unter­nehmen
Bei Dienstleistungsunternehmen (z.B. IT-Dienst­leisterinnen, Finanz­dienst­leister, Logistik­unter­nehmen, Gesund­heits­unter­nehmen) stehen unter anderem das Kunden- und Projekt­manage­ment im Zentrum. Je nach genauer Branche und Unter­nehmen sind weitere Funktionen (z.B. War­tungs­management, Support/Hotline in der IT-Branche oder Bestands­kontrolle und Etiketten­druck in der Logistik­branche) von Vor­teil. Eine Branchen­software für Dienst­leisterinnen und Dienst­leister ist auf diese Anforderungen zugeschnitten.

Software für Industrie­unternehmen
Eine KMU-Software, die speziell auf Industrie­unternehmen aus­gerichtet ist, ermöglicht es diesen, sich schneller an neue Produktions­abläufe und Gegeben­heiten im Markt anzupassen. Wichtige Funktionen solcher KMU-Soft­wares sind unter anderem die Projekt­zeit­erfassung, das Doku­men­ten­manage­ment und die Schnitt­stelle zur Buch­haltung. Je nach Branche (z.B. Bau, Fertigungs­industrie, Chemie und Pharma) werden weitere branchen­spezifische Funktionen angeboten.

Individualisierte KMU-Soft­ware

Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Geschäfts­prozesse zu komplex und indivi­duell sind, dann besteht auch die Möglich­keit, eine eigene Soft­ware zu programmieren. Dieser Prozess ist zwar mit intensivem Zeit­aufwand und hohen Kosten ver­bunden, bietet Ihnen in anderen Bereichen jedoch grosse Vor­teile, sodass Sie nach der Investi­tion wiederum Zeit und Geld sparen können. Die wichtigsten Vor­teile sind:

• Die Individualsoftware ist für Ihr Unter­nehmen mass­geschneidert.
• Sie bestimmen, welche Prozesse automa­tisiert werden und welche manuell verlaufen.
• Die Software wächst mit Ihrem Unter­nehmen mit und ist nicht statisch.
• Es handelt sich um Ihr Eigen­tum, das Sie auch an Dritte weiter­verkaufen können.

Weitere Informationen zu Individual­software Lösungen finden Sie auf unserer Seite zum Thema Software­entwicklung.

Business-Software für Start­ups

Bei der Gründung eines Startups hat der Auf­bau des Unter­nehmens Priorität. Eine Soft­ware als Unter­stützung für die bevor­stehenden Geschäfts­pro­zesse ist deshalb eine gute Investition, die bereits von Beginn weg in Betracht gezogen werden sollte. Solch eine Startup-Soft­ware punktet mit diesen Funktionen:

• Grossteil der Administration eines Startups ist in einer Soft­ware abgedeckt
• Schnelle und einfache Hand­habung
• Automatisierte Prozesse (z.B. Bank­abgleich, Ver­schicken von Mahnungen etc.)
• Direkter Zugang für den Treu­händer oder die Treu­händerin spart Zeit

KMU-Software-Anbieter in der Schweiz

Auf dem Schweizer Markt gibt es sowohl grosse inter­nationale KMU-Soft­ware An­bieter wie z.B. SAP als auch kleinere An­bieter. Letztere sind vor allem für kleine und mittlere Unter­nehmen interessant, da sie oft eine kosten­günstigere Alter­native zu den etablierten An­bietern darstellen.

Wir von Gryps arbeiten mit einer Viel­zahl an qualifi­zierten KMU-Software-Anbietern in der Schweiz zusammen, darunter Sage, Klara, Zemp und viele mehr.