Business-Software für KMU

Business-Software – das Wich­tigste für Ihre Beschaffung

• Eine Business-Soft­ware für KMU (auch KMU-Software oder Unternehmenssoftware) unter­stützt Unternehmen bei der Bewäl­tigung unter­neh­merischer Tätig­keiten und bietet verschiedene Module und Funktionen von der Buch­haltung über die Zeit­erfassung bis hin zur Termin­ver­waltung, Offerten­erstellung und mehr.
• Business-Software gibt es als Standard­paket, in einzelnen Modulen oder als Branchen­soft­ware.
• Die Preise für die Ein­führung einer KMU-Soft­ware vari­ieren je nach An­zahl User, benötigter Module, Funktionen und Schnitt­stellen sowie gewünschter Betriebsart.
• Je nach Funktionen oder Einsatzort der Software verkaufen Anbieter die Softwarelösungen unter unterschiedlichen Bezeichnungen wie Anwaltssoftware, Bausoftware, Speditionssoftware oder Zeiterfassungssoftware. Unabhängig von der Bezeichnung können Sie bei Gryps Offerten von passenden Anbietern erhalten. Füllen Sie dazu den Fragebogen aus.

So wählen Sie die passende KMU-Software

Das Angebot an KMU-Soft­ware in der Schweiz ist gross und unüber­sichtlich. Es ist des­halb sinn­voll, sich im Vor­feld über diese Punkte Gedanken zu machen:

Module und Funktionen: Welche benötigen Sie für Ihr Unternehmen? Welche Module und Funk­tionen bietet die KMU-Soft­ware an? Sind die benötigten Module bekannt und definiert, erleichtert dies den KMU-Software-Ver­gleich enorm. Lösungen, die die benötigten Funktionen nicht anbieten, können Sie direkt ausschliessen.

Betriebsart: Was eignet sich besser für Ihr Unter­nehmen, eine cloudbasierte Unternehmenssoftware oder eine Inhouse-Soft­ware?

Branchensoftware: Existieren auf dem Markt bereits passende Branchenlösungen? Wenn ja, lohnt es sich, diese genauer zu prüfen und mit Ihren Bedürfnissen abzugleichen. Ist auf dem Markt bereits eine geeignete Lösung vorhanden, müssen Sie zum Beispiel auch keine individualisierte Lösung programmieren lassen, wodurch Sie oft Kosten sparen.

Budget: Wie hoch ist das geplante Budget? Berücksichtigen Sie dabei auch die Lizenz-, Wartungs- und Dienst­leistungs­kosten.

Softwareupdates: Wie lange besteht die Soft­ware bereits und werden regelmässig Updates angeboten? Informieren Sie sich vor der Wahl der passenden KMU-Soft­ware darüber, wie oft Up­dates ange­boten werden. Dadurch stellen Sie sicher, dass Sie mit einer Soft­warelösung für KMU arbeiten, die möglichst aktuell gehalten wird.

Ort der Datenablage: Klären Sie bei einer cloudbasierten Unternehmenssoftware ab, ob sich die Datenablage in der Schweiz oder im Ausland befindet.

Module und Funktionen

Je nach Her­steller können Unternehmen eine Business-Software in ein­zelnen Modulen, in ver­schie­denen Paketen oder als um­fassendes Gesamt­paket erwerben. Hier eine Auswahl einiger Module und Funktionen einer Software für KMU:

Finanz- und Rechnungswesen

• Finanzbuchhaltung
• Lohnbuchhaltung
• Automatisierte Rechnungserstellung, Rechnungsverwaltung, Mahnwesen
• Berechnung und Abwicklung von Mehrwertsteuer
• Integrierte Steuerberechnungen
• Schnittstelle zu Banken, E-Banking
• Treuhänder-Schnittstelle

CRM

• Verwaltung von Kundendaten, Kundenhistorie
• Tools für Kampagnenmanagement, Kundensegmentierung und E-Mail-Marketing (Marketing-Automation)
• Vertriebsmanagement, Lead-Tracking

Auftragsverwaltung / Offertwesen

• Offertenerstellung und -abwicklung
• Auftragsverwaltung
• Lieferstatus-Überwachung
• Nachverfolgung von Kundenanfragen

Logistik / Materialwirtschaft

• ERP
• Verwaltung von Lagerbeständen, Bestellungen und Lieferungen
• Lieferantenverwaltung
• Echtzeit-Bestandsübersichten
• Dokumentation von Wareneingängen und -ausgängen

HR

• Zeiterfassung
• Personalverwaltung
• Bewerbermanagement

Weitere Funktionen

• Dokumentenmanagement
• Mandantenverwaltung
• Terminverwaltung
• Verkaufsanalyse
• Onlineshop-Integration

Geben Sie im Fragebogen die Funktionen oder Module an, die Sie benötigen, um Offerten von passenden Business-Software-Anbietern in der Schweiz anzufordern.

Business-Soft­ware für die Buch­haltung

• Offerten, Aufträge und Rechnungen
• Bilanz und Erfolgsrechnung
• Einfache MWST-Abrechnung
• Schnittstelle zum E-Banking
• Schnittstelle zu Ihrem Treuhänder oder Ihrer Treu­händerin (über die Cloud oder per E-Mail)

Die Anbieter unterscheiden sich unter anderem in ihren Lizenz­be­din­gungen und Preisen, der Daten­speicherung und den angebotenen Modulen – ein KMU-Soft­ware-Vergleich lohnt sich. Einen Über­blick über die Anbieter finden Sie auf unserer Seite zum Thema Buchhaltungssoftware .

Kosten

Die Kosten einer Business-Software hängen von den benötigten Modulen und Funk­tionen, der Anzahl User und den benötigten Schnitt­stellen ab. Ein Soft­ware­paket, das die Buch­haltung, Zeit­erfassung und Projekt­ver­wal­tung umfasst, ist als Cloud-Lösung ab ca. 90 Franken pro Monat und User und als Inhouse-Lösung ab ca. 1’800 Franken pro User erhältlich.

Bei einer modular auf­gebauten Business-Soft­ware ist für ein Buch­haltungs­modul mit ca. 25 Franken pro Monat und User (Cloud-Lösung) bzw. 500 Franken (Inhouse-Lösung) pro User zu rechnen. Hinzu kommen Kosten für die Schulung der Mit­arbei­tenden. Bei der Inhouse-Lösung fallen zusätzlich Setup- und War­tungs­kosten an.

Detaillierte Informationen zu den Kosten, mehr Richt­preise und Kostentipps finden Sie auf unserer Kostenseite .

Cloudbasierte Unternehmenssoftware

Eine cloudbasierte Unternehmenssoft­ware wird nicht auf dem eigenen Rechner vor Ort, sondern im Rechenzentrum des Herstellers oder des Cloud-Anbieters betrieben. Dadurch entfällt in der Regel ein aufwendiges Setup der Software, und das Unternehmen muss die Infra­struktur inklusive Soft­ware und Hard­ware nicht selbst warten. Die Mitarbeitenden des Unternehmens können von überall her via Webbrowser auf die Anwendung zugreifen, die Unternehmenssoftware wird gemietet und via Jahres- oder Monats­lizenzen ver­rechnet.

Eine cloudbasierte Business-Software lohnt sich besonders für Kleinunternehmen, ...

• ... deren Mitarbeitenden von überall und zu jeder Zeit Zugriff auf die Software benötigen.
• ... denen intern die Ressourcen für eine eigene IT-Infrastruktur fehlt.
• ... die Flexibilität in der Anpassung der User und Komponenten wünschen.
• ... die eine skalierbare Lösung in Bezug auf den Speicherplatz wünschen.
• ... die die Initialkosten gering halten möchten.

Lokal installierte KMU-Soft­ware

Eine lokal installierte bzw. Inhouse-KMU-Soft­ware wird im Unter­nehmen selbst auf einem zentralen Server installiert und ist für alle Mitarbeiter­rechner verfügbar. Die Ver­bindung zum Server ermöglicht den Nutzerinnen und Nutzern den Daten­aus­tausch inner­halb des Unter­nehmens. Software-Updates werden lokal auf dem Server durchgeführt. Ebenso muss das Unternehmen die Zugriffs- und Datensicherheit selbst gewährleisten.

Eine lokal installierte KMU-Soft­ware eignet sich für Unternehmen, die...

• ... intern genügend Ressourcen und Know-how für den Betrieb und die Wartung (Softwareupdates, Systemerweiterungen etc.) zur Verfügung haben.
• ... ihre Daten nicht auf externen Servern, sondern im Unternehmen speichern möchten.
• ... auch offline auf die Software zugreifen möchten.
• ... deren Mitarbeitenden vorwiegend im Büro arbeiten.

Branchen­lösungen

Für bestimmte Branchen existieren auf dem Schweizer Markt spezielle Business-Soft­ware, die umfassender auf die spezifischen An­for­derungen der je­wei­ligen Branche eingehen.

Software für Dienst­leistungs­unter­nehmen

Bei Dienstleistungsunternehmen (z. B. IT-Dienst­leisterinnen, Finanz­dienst­leister, Logistik­unter­nehmen, Gesund­heits­unter­nehmen) stehen unter anderem das Kunden- und Projekt­manage­ment im Zentrum. Je nach genauer Branche und Unter­nehmen sind weitere Funktionen (etwa War­tungs­management, Support/Hotline in der IT-Branche oder Bestands­kontrolle und Etiketten­druck in der Logistik­branche) von Vor­teil. Eine Branchen­software für Dienst­leisterinnen und Dienst­leister ist auf diese Anforderungen zugeschnitten.

Software für Industrieunternehmen

Eine Business-Software, die speziell auf Industrie­unternehmen aus­gerichtet ist, ermöglicht es diesen, sich schneller an neue Produktions­abläufe und Gegeben­heiten im Markt anzupassen. Zentrale Funktionen solcher Business-Soft­ware sind unter anderem die Projekt­zeit­erfassung, das Doku­men­ten­manage­ment und die Schnitt­stelle zur Buch­haltung. Je nach Branche (z. B. Bau, Fertigungs­industrie, Chemie und Pharma) werden weitere branchen­spezifische Funktionen angeboten.

Software fürs Gewerbe

Fürs Gewerbe existieren spezielle Branchenlösungen, mit denen KMU zum Beispiel bei der Auftragsbearbeitung, der Projektverwaltung, der Offertenerstellung oder der Materialverwaltung Zeit sparen können. Je nach Branche sind weitere branchenspezifische Funktionen üblich – etwa die Terminverwaltung und mobile Zeiterfassung im Handwerk oder integrierte Kassenmodule für den Detailhandel. 

Individualisierte Business-Soft­ware

Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Geschäfts­prozesse zu komplex und indivi­duell sind, können Sie eine eigene Business-Soft­ware programmieren lassen. Dieser Prozess ist zwar mit intensivem Zeit­aufwand und hohen Kosten ver­bunden, bietet Ihnen in anderen Bereichen jedoch grosse Vor­teile, sodass Sie nach der Investi­tion wiederum Zeit und Geld sparen. Die grössten Vor­teile sind:

• Die Business-Software ist für Ihr KMU mass­geschneidert.
• Sie bestimmen, welche Prozesse automa­tisiert werden und welche manuell verlaufen.
• Die Software wächst mit Ihrem Unter­nehmen mit und ist nicht statisch.
• Es handelt sich um Ihr Eigen­tum, das Sie auch an Dritte weiter­verkaufen können.

Weitere Informationen zu Individual­software-Lösungen finden Sie auf unserer Seite zum Thema Software­entwicklung.