Managed Print Services – Kostenfaktoren

Eine einheitliche Druckverwaltung kann die Kosten um bis zu 30 Prozent senken. Diese Kriterien wirken sich auf die MPS Kostenaus:

Fixe Kosten (Leasingrate)
Variable Kosten (Klickpreis)
Mindestdruckvolumen
Vertragslaufzeiten (i.d.R. 12, 48 oder 60 Monate)

Managed Print Services – Fixe und variable Kosten

Die Einführung von Managed Print Services empfiehlt sich für Unternehmen, die ihre Druckinfrastruktur optimieren wollen, mit dem Ziel, Wartungsressourcen und Druckkosten zu reduzieren.

Klassisches Modell mit fixen und variablen Kosten

Das herkömmliche Kostenmodell im MPS Bereich setzt sich aus fixen und variablen Kosten zusammen:

Fixe Kosten: Die fixen Kosten ergeben sich aus der Leasingrate für die Druckgeräte , welche i.d.R. quartalsweise verrechnet werden.
Variable Kosten: Die variablen Kosten beziehen sich auf die Anzahl gedruckter Seiten, dem Klickpreis. Die Abrechnung dieses Kostenbereichs erfolgt meist halbjährlich.

MPS Kosten	Kostenfaktor	Beschreibung
Fixe Kosten	Leasing	Mit einer MPS Lösung werden Druckgeräte üblicherweise geleast. Hohe Anschaffungskosten werden so vermieden. Durch das Leasingangebot haben Sie die Möglichkeit, Druckgeräte zu nutzen, die dem neuesten Technikstand entsprechen.
Variable Kosten	Klickpreis	Die Klickrate ergibt sich aus dem Preis für jede gedruckte Seite. Die Kosten für Schwarz/Weiss- und Farbkopien werden jeweils separat verrechnet. Ermittlung des Deckungsgrads: Für die Ermittlung des Klickpreises wird der Deckungsgrad benötigt. Unter dem Deckungsgrad wird die von Tinte oder Toner bedeckte Fläche bei einer bedruckten Seite verstanden. Die meisten MPS Anbieter gehen dabei standardmässig von einem Deckungsgrad von 5% (schwarz, weiss) und 20% (farbig) aus. Bei der Offertenstellung kann der Deckungsgrad meist individuell angepasst werden.
Variable Kosten	Mindestdruckvolumen	Grösstenteils ist kein Mindestdruckvolumen vom Anbieter vorgegeben. Es werden lediglich die gedruckten Seiten verrechnet. Je grösser der Papierverbrauch eines Unternehmens, desto höhere Kosteneinsparungen sind möglich.

Vorteil klassisches Modell

Sehr transparente Kosten, da die fixen und variablen Kosten getrennt ausgewiesen werden.

Nachteil klassisches Modell:

Für kleinere KMU kommt dieses Modell meist zu teuer.

MPS Flatrate – Drucker Pauschalkosten

Flatrate Modelle, wie sie viele für ihr Handy-Abo nutzen, werden auch für Drucker immer beliebter. Bei einem Drucker Flatrate Modell wählen Sie je nach Druckvolumen einen bestimmten monatlichen Tarif. Darin enthalten sind sämtliche Drucke innerhalb der vereinbarten Menge, Service und Wartungsgebühren. Auch der Drucker wird zur Verfügung gestellt. Verbrauchsmaterialien wie Tinte und Papier werden mehrheitlich automatisch nachgeliefert.

Vorteile Drucker Flatrate:

Die Kosten sind besonders transparent und kalkulierbar.
Es entstehen keine hohen Investitionskosten für einen Drucker.
Die Preismodelle können genau auf das Druckvolumen abgestimmt werden.

Nachteile MPS Flatrate

Auch wenn Sie weniger drucken als im Flatrate-Modell inbegriffen, werden Ihnen keine Kosten erlassen.
Allenfalls verlangen die Anbieter bei Abschluss eine Mindestlaufzeit.
Bei Beendigung des Vertrags müssen Sie die Kündigungsfrist einhalten.

MPS Pay per Click – Fixpreis pro Kopie

Ein Pay per Click Modell lohnt sich für Unternehmen mit einem geringen Druckvolumen. Bei dieser Variante wird nur bezahlt, was effektiv verbraucht wird. Der Drucker wird ebenfalls nicht gekauft, sondern gehört weiterhin dem Drucker Anbieter. Im Vergleich zu den anderen Modellen entstehen beim Pay per Click Modell aber keine Fixkosten (Mietkosten), sondern Sie bezahlen einen vorher vereinbarten Betrag pro Druck. Die Drucke werden über eine Software erfasst, so können Sie jederzeit einsehen, wie hoch die Anzahl gedruckter Seiten ist.

Vorteile Pay per Click:

Im Vergleich zum Kopierer Flatrate Modell fallen keine Fixkosten an.
Es entstehen keine hohen Investitionskosten für einen Drucker.
Eignet sich gut für Unternehmen mit einem sehr unregelmässigen Druckvolumen: In Phasen mit wenigen Drucken sind auch die Kosten tief.

Nachteil Pay per Click:

Für Schweizer KMU mit einem sehr hohen Druckvolumen und klaren Budgetvorstellungen bzgl. Druckkosten tendenziell nicht geeignet.

Systemanforderungen für Managed Print Services

Damit Sie die Druckgeräte über die Anbietersoftware verwalten können, wird lediglich ein netzwerkfähiger PC sowie ein gültiger E-Mail Account benötigt.

Vertragslaufzeiten

Die meisten Anbieter bieten eine Vertragslaufzeit von 12-24 Monaten an. Kürzere Vertragslaufzeiten von z.B. 6 Monaten sind ebenfalls möglich. Einige MPS Anbieter verzichten gar komplett auf eine Vorgabe der Laufzeit.

MPS-Kosten