Lohnt sich das Outsourcing der Lohnabrechnung für Kleinunternehmen?

Ja, das Outsourcing kann sich auch für Kleinunternehmen lohnen. Indem sie die Lohnabrechnung extern erstellen lassen, müssen sie keine eigenen Ressourcen dafür bereitstellen. Sie sparen Kosten für Schulungen, Software und die laufende Anpassung an gesetzliche Änderungen. Weniger lohnenswert ist das Outsourcing, wenn Sie nur wenig Personal haben und die Lohnabrechnung relativ einfach und überschaubar ist. Eine Lohnbuchhaltungssoftware hilft in solchen Fällen, die Lohnabrechnung effizienter zu gestalten.

Wie finden KMU den passenden Anbieter für die externe Lohnabrechnung?

Auf unserer Übersichtsseite finden Sie Tipps für die Wahl nach dem passenden Payroll-Unternehmen . Sie sollten etwa, wenn Sie Grenzgänger oder Expats beschäftigen, darauf achten, dass der Anbieter entsprechendes Know-how zur Quellensteuer oder zu internationalem Recht mitbringt. Um Zeit zu sparen, können Sie die Anbietersuche den KMU-Einkaufsexperten von Gryps überlassen. Füllen Sie dazu den Fragebogen aus.

Lohnabrechnung auslagern für KMU | Anbieter finden & Offerten vergleichen

Lohnabrechnung und Lohnabzüge

Die Lohnabrechnung ist ein Teil der Lohnadministration. Arbeitgebende in der Schweiz sind gesetzlich verpflichtet, ihren Arbeitnehmenden eine schriftliche Lohnabrechnung zu übergeben (OR Art. 323b Abs. 1). Diese muss den Brutto- und Nettolohn sowie allfällige Zuschläge, Lohnabzüge und Lohnzulagen detailliert und nachvollziehbar aufführen. Dies erlaubt es den Arbeitnehmenden, die Richtigkeit der Daten zu überprüfen. Zu den Lohnabzügen gehören:

Sozialversicherungsbeiträge (AHV, IV, EO)
Beiträge an die Arbeitslosenversicherung (ALV)
Beiträge für die berufliche Vorsorge (BVG)
Beiträge für Betriebs- und Nichtbetriebsunfallversicherung
Beiträge für die Krankentaggeldversicherung (sofern vorhanden)
Bei ausländischen Mitarbeitenden: Quellensteuer

Gut zu wissenDetaillierte Informationen zu den Sozialversicherungsbeiträgen finden Sie auf unserer Seite zum Thema Sozialversicherungen.

Unternehmen, die die Lohn- beziehungsweise Gehaltsabrechnung aus Zeit- oder anderen Gründen nicht selbst erledigen möchten, können die Lohnabrechnung erstellen lassen. In der Regel übernehmen Treuhandbüros oder Payroll-Dienstleistende diese Aufgabe.

Anbieter finden

Nahaufnahme einer Geschäftsfrau, die in einem Büro Finanzen berechnet. — Das Einkaufsportal Gryps arbeitet mit über 190 Payroll-Anbietern in der Schweiz zusammen. So finden wir für Sie bis zu 3 passende Anbieter für die Auslagerung Ihrer Lohnabrechnung. (Bild: iStockPhoto)

Diese Aufgaben können Sie auslagern

Möchten Sie die Lohnabrechnung outsourcen, übernimmt der Anbieter häufig diese Aufgaben:

Lohn- und Gehaltsberechnung
Berechnung und Abführung der Sozialversicherungsbeiträge
Erstellung und Verteilung der Gehaltsabrechnungen
Verbuchung der Löhne und Gehälter in der Finanzbuchhaltung
Meldungen an Sozialversicherungen und Steuerbehörden
Allenfalls Berechnung und Abführung der Quellensteuer für ausländische Mitarbeitende
Erstellung des jährlichen Lohnausweises für die Mitarbeitenden, damit sie die Steuererklärung ausfüllen können

Anbieter finden

Gut zu wissenDie oben aufgeführten Aufgaben gehen über die reine Lohnabrechnung hinaus und umfassen Aufgaben aus der Lohnadministration . In der Schweiz lagern viele Unternehmen nicht nur die Lohnabrechnung, sondern gleich die gesamte Lohnadministration aus.

Vorteile der Auslagerung

Die Auslagerung der Lohnabrechnung bringt für KMU verschiedene Vorteile mit sich, etwa:

Zeitersparnis: Lohnabrechnungen müssen für jeden Mitarbeiter und für jede Mitarbeiterin individuell erstellt werden.
Zugang zu Expertenwissen: Sie müssen das Wissen nicht intern aufbauen.
Fehlerreduzierung: Die Lohnabrechnung ist komplex und Fehler können schnell teuer werden. Die Auslagerung an Expertinnen und Experten bringt Ihnen mehr rechtliche Sicherheit, da sie über das nötige Know-how verfügen.
Moderne Technologien: Viele Anbieter arbeiten mit modernen Softwarelösungen, die KMU möglicherweise nicht selbst implementieren können. Moderne Lösungen ermöglichen effizientere und genaue Prozesse.

Besonderheiten bei ausländischem Personal

Bei der Lohnabrechnung für Erwerbstätige aus dem Ausland müssen Arbeitgebende einige Besonderheiten beachten.

Erwerbstätige aus der EU/EFTA

Achten Sie bei der Einstellung von Erwerbstätigen aus der EU/EFTA auf diese Punkte:

Arbeits- und Aufenthaltsbewilligung
Wenn Ihr Unternehmen Erwerbstätige aus der EU/EFTA einstellt, müssen Sie diese rechtzeitig bei den zuständigen kantonalen Behörden anmelden. Sie als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin sind dafür verantwortlich, die Aufenthaltsbewilligung rechtzeitig vor Arbeitsbeginn zu beantragen oder sicherzustellen, dass der oder die Arbeitnehmende sie beantragt hat.

Sozialversicherungen
Der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin muss die Mitarbeitenden bei den Schweizer Sozialversicherungssystemen anmelden.

Meldepflichten bei Grenzgängern
Sie müssen sicherstellen, dass Grenzgängerinnen und Grenzgänger korrekt bei den zuständigen Behörden angemeldet sind.

Verwaltung der Quellensteuer
Sie müssen familiäre und persönliche Verhältnisse der Mitarbeiterin erfassen, um die Quellensteuer korrekt zu berechnen. Auch für die Abführung der Quellensteuer an die zuständige Steuerbehörde sind Sie zuständig.

Datenschutz
Sie müssen sicherstellen, dass alle personenbezogenen Daten gemäss den in der Schweiz und der EU geltenden Datenschutzbestimmungen behandelt werden. Dies gilt insbesondere bei der Übermittlung von Daten in die EU/EFTA.

Erwerbstätige ausserhalb der EU/EFTA

Stellen Sie Mitarbeitende aus Drittstaaten ausserhalb der EU/EFTA ein, müssen Sie zudem auf diese Punkte achten:

Strengere Bewilligungsvorschriften
Für Bürgerinnen und Bürger ausserhalb der EU/EFTA ist der Bewilligungsprozess strenger und aufwendiger. Sie als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin müssen umfassendere Nachweise erbringen.

Keine automatische Integration in das Schweizer Sozialversicherungssystem
Da mit den meisten Drittstaaten keine bilateralen Abkommen existieren, müssen Arbeitgebende sicherstellen, dass der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin vollständig in das Schweizer Sozialversicherungssystem integriert wird.

Andere steuerlichen Anforderungen
Allenfalls gelten internationale Steuerabkommen, die die Arbeitgebenden berücksichtigen müssen, um Doppelbesteuerung zu vermeiden.

Tipps der KMU-Einkaufsexperten

Die Einstellung von Erwerbstätigen aus dem Ausland ist komplex und die Lohnabrechnung deshalb fehleranfälliger, besonders wenn dem Unternehmen intern das nötige Know-how fehlt. Um Fehler und damit verbundene Kosten zu vermeiden, ist es ratsam, die Lohnabrechnung von Experten erstellen zu lassen.
Mehr zum Thema Arbeitsbewilligung für ausländische Arbeitskräfte finden Sie in unserem Praxisratgeber.

Auf unserer Übersichtsseite finden Sie allgemeine Informationen zu den Dienstleistungen von Payroll-Anbietern .