Lohnadministration auslagern – Anbieter finden

Lohnadministration auslagern – das Wichtigste

• Im Personalwesen werden vermehrt Detailkenntnisse verlangt, weshalb eine Auslagerung der Lohnabrechnung an einen  Treuhänder oder eine Payroll-Firma sehr viel Zeit und Kosten sparen kann.
• Als Alternative zum Outsourcing ist auf dem Markt eine Vielzahl an Softwares erhältlich, die den KMU unter anderem ihre Lohnbuchhaltung erleichtern.
• Die externe Lohnbuchhaltung in KMU wird meist von einem Treuhänder oder von einem Payroll-Spezialisten übernommen.

Lohnabuchhaltung in der Schweiz – Auswahlkriterien

Die Einstellung und Einarbeitung von Fachkräften und die Anschaffung einer entsprechenden Payroll-Software für die Lohn­buchhaltung ist nicht zu unterschätzen. Auch Start-ups lagern aufgrund der Komplexität die Gehalts­abrechnung oftmals an einen externen Payroll-Spezialisten aus.

Diese Kriterien beeinflussen die Auswahl des passenden Anbieters:

• Branchenerfahrung
• Stimmt die Grösse der Firma mit der Ihrer überein?
• Eingesetzte Buchhaltungssoftware und mögliche Schnittstellen
• Spezialwissen z. B. über Quellensteuer, internationales Recht
• Ansprechperson und Vertretung

Lohnbuchhaltung Ihres KMU auslagern – Kosten

Möchten Sie die Lohbuchhaltung Ihres Unter­nehmens auslagern, können Sie pro angestellte Person mit Kosten von ca. 40 CHF pro Monat rechnen. Bei sehr wenigen Mitarbeitenden liegen die Preise etwas höher, meist bei ca. 50 CHF pro Monat. Beschäftigen Sie jedoch eine grössere Belegschaft, profitieren Sie von geringeren Kosten um die 30 CHF pro Monat.

Weitere Informationen zu den Kosten für eine externe Lohnbuchhaltung für Ihr KMU in der Schweiz finden Sie auf unserer Kostenseite.

Dienstleistungen der Lohnadmin­istration

Ein Anbieter für Lohnadministration betreut neben der Lohnbuchhaltung auch weitere Bereiche des Personalwesens: Er erstellt Arbeitsverträge, pflegt die Personalstammdaten, führt die Lohnkonten und erstellt die Meldungen an Sozialversicherungen. Ausserdem müssen Buchungsbelege für die Finanz­buchhaltung ausgestellt werden.

Diese Aufgaben kann ein Treuhänder oder ein Lohnadministrations­experte übernehmen:

• Verwalten von relevanten Personaldaten in Bezug auf die Löhne
• Erstellen der Lohnabrechnung und der Lohn­ausweise
• Veranlassen der Lohnauszahlungen
• Versenden der Lohnabrechnung per Post oder via Mail
• Ausführen der Lohnzahlungen per E-Banking
• Administration mit den Sozial­versicherungen
• Jahresendverarbeitung und -Deklaration der Sozial­versicherungen
• Erstellen von Lohnauswertungen
• Transfer der Lohndaten in die Finanz­buchhaltung

Lohnabrechnung outsourcen: Lohnabzüge

In der Lohnabrechnung werden der Brutto- und Nettolohn ausgewiesen. Hinzu kommen diverse Lohnabzüge. Diese Abzüge teilen sich Arbeitgebende und Arbeitnehmende oft zu je 50%. Die wichtigsten Lohnabzüge für Mitarbeitende, die auf der Lohnabrechnung aufgeführt sind:

• AHV, IV, EO
• Arbeitslosenversicherung
• UVG: Betriebs- und Nichtbetriebsunfallversicherung
• BVG
• Freiwillig: KTG

Zu den Spezialfällen zählen verschiedene Lohnarten wie Natural- oder Stundenlohn sowie der 13. Monatslohn. Diese werden in der Gehaltsabrechnung anders aufgeführt. So wird beispielsweise beim Stundenlohn meist der Ferienlohn dazu gerechnet und muss entsprechend aufgeführt werden.

Lohnabrechnung für Selbst­ständiger­werbenden

Bei Selbstständigen dient das im Beitragsjahr erzielte Einkommen als Grundlage für die Lohnnabrechnung. Selbst­ständig­erwerbende müssen die Beiträge an die Sozialversicherungen selber bezahlen. Der Selbst­ständig­erwerbende muss sich zudem bei der Ausgleichskasse anmelden und die Beiträge selber zahlen.

Software für Lohnbuchhaltung statt Out­sourcing

Benötigen Sie eine Outsourcing-Alternative für die Lohnbuchhaltung in Ihrem KMU, finden Sie auf dem Markt eine grosse Anzahl an Softwares, die Ihnen die Arbeit der Lohnbuchhaltung abnehmen. Dank E-Banking-Schnittstellen, automatischen Meldungen an Versicherer und vielen weiteren Funktionen erleichtert Ihnen eine Lohnbuchhaltungs-Software mühsame Arbeit und erspart Ihnen viel Zeit. Zum Teil gibt es in den unterschiedlichen Tools Lohnabrechnungsmuster, womit die eigene Lohnabrechnung unterstützt werden kann. Um noch weitere Funktionen zu erhalten, lohnt es sich die Anschaffung einer HR-Software oder einer Personalsoftware zu prüfen.

Möchten Sie die Lohnabrechnungen selbstständig machen, ist von entscheidendem Vorteil, dass Sie sich im Thema Lohnadministration auskennen und die nötige Zeit mitbringen, sich in die Software einzuarbeiten und bzgl. Lohnreglementen und anderen gesetzlichen Bestimmungen immer auf dem neuesten Stand zu sein.

Lohnadministration – Schweizer Markt

Die Anforderungen an die Lohnadministrationsexperten und Treuhänder haben sich durch den digitalen Wandel auch in der Schweiz verändert. Zwei entscheidende Trends sind einerseits die zunehmende Nutzung von Cloud-Softwares und andererseits die Automatisierung der Prozesse. Viele Software-Anbieter haben E-Payroll-Lösungen im Sortiment, d. h. die Lohnbuchhaltungssoftware wird via Internet bereitgestellt. Zudem werden diverse Lohn- und HR-Software offeriert.

Gryps – Die unabhängigen KMU-Experten für Lohn­administration

Seit über 10 Jahren setzen wir uns täglich und persönlich dafür ein, für KMU den Beschaffungs- und Evaluierungsprozess zu vereinfachen und die passenden Experten für die Lohnbuchhaltung in ihrem Unternehmen zu finden. Durch den permanenten Austausch mit Kaufinteressenten und Anbietern kennen wir den Markt für Payroll-Services und Lohnadministration und bauen dieses Markt-Know-how stetig aus. Unser Ziel ist es, den Vergleich von Spezialisten in diesem Bereich für Sie so einfach wie möglich zu gestalten. Geben Sie uns Ihre Kriterien via Fragebogen an und wir finden für Sie bis zu drei passende Anbieter für die Lohnbuchhaltung in Ihrem KMU.

KMU Support: +41 55 211 05 30 oder support[at]gryps.ch