Payroll-Anbieter in der Schweiz finden

Payroll: Lohnadministration, Lohnbuchhaltung und vieles mehr

Payroll-Firmen übernehmen die Lohnbuchhaltung und die damit verbundenen administrativen Aufgaben für Unternehmen. Sie gewährleisten, dass die Mitarbeitenden pünktlich und korrekt bezahlt werden und das Unternehmen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Meistens nimmt Ihnen ein Treuhänder oder ein Payroll-Dienstleister diese Aufgaben ab. In der Schweiz umfasst der Angebotskatalog folgende Punkte:

Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung bildet das Herzstück. Sie umfasst die genaue Berechnung der Brutto- und Nettolöhne und die Abzüge von Sozialversicherungsbeiträgen wie AHV/IV/EO, ALV, BVG und UVG. Auch die Abzüge von Steuern, wie der Quellensteuer, werden hier berücksichtigt. Neben der Erstellung der monatlichen Lohnabrechnungen gehört auch die Erstellung des jährlichen Lohnausweises.

Verwaltung der Sozialversicherungen

Ein weiterer Bestandteil der Payroll-Services ist die Verwaltung der Sozialversicherungen. Dies beinhaltet die An- und Abmeldungen bei den Sozialversicherungen (AHV-Ausgleichskasse, Pensionskasse) sowie die korrekte Berechnung und Abführung der Beiträge, die sowohl von Arbeitgebern als auch von Arbeitnehmern geleistet werden müssen.

Lohnbuchhaltung

Die Lohnbuchhaltung umfasst die sorgfältige Buchung aller lohnrelevanten Daten in der Finanzbuchhaltung. Hierzu gehört auch die Erstellung von Lohnabrechnungen und Lohnausweisen, die den Mitarbeitern regelmässig zur Verfügung gestellt werden.

Steuerliche Verpflichtungen

Weiter gehört die Abführung der Quellensteuer an die zuständigen Steuerbehörden zu einer wichtigen Payroll-Aufgabe. Zudem stellen die Spezialisten sicher, dass alle erforderlichen Informationen für die Steuererklärungen der Mitarbeitenden bereitgestellt werden.

Personaladministration

Ein weiterer wesentlicher Bereich ist die Personaladministration. Sie umfasst die Verwaltung der Mitarbeiterstammdaten, die Erstellung und Pflege von Arbeitsverträgen sowie die Abwicklung von Ein- und Austritten und sonstigen Vertragsänderungen. Auch Meldungen bei Unfall, Krankheit und Kinderzulagen gehören in dieses Aufgabengebiet.

Berichterstattung und Controlling

Die Berichterstattung und das Controlling spielen eine wichtige Rolle. Hier werden Berichte und Statistiken für das Management erstellt und die Lohnkosten und Budgets überwacht, um eine effiziente Planung und Kontrolle zu gewährleisten.

Compliance und gesetzliche Anforderungen

Das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen ist ein kritischer Aspekt. Die Payroll-Spezialisten stellen sicher, dass alle relevanten Gesetze und Vorschriften eingehalten werden.

Kommunikation mit Behörden und Institutionen

Die Kommunikation mit verschiedenen Behörden und Institutionen gehört ebenfalls zu den Payroll-Aufgaben. Dies umfasst den Austausch mit Sozialversicherungen, Steuerbehörden und anderen Institutionen sowie die Bearbeitung von Anfragen und Meldungen.

Mit diesen Kosten können Sie beim Payroll-Outsourcing rechnen

Im Normalfall rechnet man mit Payroll-Preisen von ca. 40 bis 50 Franken pro Mitarbeitenden und Monat. Je mehr Mitarbeitende, desto tiefer wird der Preis pro Person. Kommt es zu häufigen Personalwechseln oder fällt hoher administrativer Zusatzaufwand an, steigen die Kosten. Unser Beispiel zeigt die ungefähren Kosten von Payroll-Services für ein KMU mit 5 Mitarbeitende im Monatslohn bei 12 Lohnläufen und durchschnittlich 2 Wechseln pro Jahr. Diese liegen bei 1’200 bis 3’800 Franken pro Jahr.

Weitere Beispiele und Informationen zu den Preisen der einzelnen Payroll-Dienstleistungen finden Sie in unserem Kostenplaner.

So wählen Sie den passenden Payroll-Services-Provider aus

Haben Sie entschieden, die Payroll auszulagern, geht es darum, das passende Unternehmen dafür zu finden. Klären Sie diese Punkte:

• Erfahrung und Qualifikationen
• Besonderes Know-how – zum Beispiel zu Grenzgängern, Expats etc., die quellensteuerpflichtig sind, oder zu internationalem Recht
• Erfahrung mit Schnittstellen für die Übergabe der Daten 
• Verwendete Systeme, Möglichkeit für Online-Zugriff 
• Ansprechperson – ist der Anbieter einfach erreichbar und die Stellvertretung während Urlauben gewährleistet? Und genauso wichtig: Ist Ihnen die zuständige Person sympathisch?

Im Personalwesen werden vermehrt Detailkenntnisse verlangt, weshalb eine Auslagerung der Lohnadministration an einen Treuhänder oder eine Payroll-Firma sehr viel Zeit und Kosten sparen kann. Geben Sie im Fragebogen Ihre Anforderungen ein und wir vermitteln Ihnen rasch drei geeignete Payroll-Dienstleister.

Darauf müssen Branchen bei Payroll-Lösungen achten

In der Schweiz gibt es branchenspezifische Besonderheiten beim Thema Payroll. Eine Übersicht:

Payroll im Gesundheitswesen

Im Gesundheitswesen in der Schweiz erfordert die Lohnbuchhaltung besondere Aufmerksamkeit. Die komplexen Tarifstrukturen und variierenden Arbeitszeiten der medizinischen Fachkräfte sind anspruchsvoll bei der Administration. Es gibt zahlreiche Lohnmodelle, die sich je nach Kanton und Einrichtung unterscheiden können. Zudem müssen Zulagen für Nachtschichten, Wochenendarbeit und Überstunden korrekt erfasst und abgerechnet werden. Auch die Berücksichtigung von Weiterbildungen und deren Einfluss auf den Lohn ist im Gesundheitswesen von Bedeutung.

Herausforderungen in der Bauwirtschaft

Die Bauwirtschaft ist durch saisonale Schwankungen und projektbasierte Beschäftigung geprägt, was die Lohnbuchhaltung komplex macht. Besondere Regelungen zu Arbeitszeiten und Überstunden müssen eingehalten werden. Zudem spielt die Unfallversicherung in der Bauwirtschaft eine grosse Rolle, da Bauarbeiter einem erhöhten Risiko ausgesetzt sind. Die korrekte Berechnung und Abführung der Sozialversicherungsbeiträge sowie die Einhaltung der gesetzlichen Mindestlöhne sind zentrale Aufgaben im Payroll-Management dieser Branche.

Komplexität im Finanzsektor

Im Finanzsektor sind die Anforderungen an die Lohnbuchhaltung besonders hoch. Bankangestellte und Finanzdienstleister haben oft keinen Fixlohn, sondern variable Lohnmodelle mit Boni und Provisionen, die sorgfältig erfasst und versteuert werden müssen. Zudem müssen internationale Regelungen und Compliance-Vorschriften berücksichtigt werden, insbesondere bei Mitarbeitenden, die grenzüberschreitend tätig sind. Auch die Altersvorsorge und verschiedene Zusatzleistungen spielen eine wichtige Rolle bei der Lohnabrechnung im Finanzsektor.

Flexibilität in der IT-Branche

Die IT-Branche in der Schweiz zeichnet sich, getrieben vom Fachkräftemangel, durch sehr moderne Arbeitsmodelle aus. Viele Mitarbeitende arbeiten remote oder projektbasiert, was besondere Anforderungen an die Lohnbuchhaltung stellt. Die Vergütung von Freelancern und die Abwicklung von internationalen Gehältern sind gängige Herausforderungen. Zusätzlich müssen oft Anteile an Unternehmen oder Aktienoptionen korrekt abgerechnet werden. Die IT-Branche verlangt daher nach einer modernen und anpassungsfähigen Payroll-Lösung.

Payroll in der Pharmaindustrie

In der Schweizer Pharmaindustrie ist die Lohnbuchhaltung aufgrund der strengen Regularien und der hohen Anzahl hochqualifizierter Fachkräfte besonders anspruchsvoll. Die Vergütungssysteme umfassen häufig leistungsabhängige Boni und spezielle Zulagen für Forschung und Entwicklung. Die Einhaltung internationaler Standards und Vorschriften ist unerlässlich, da viele Unternehmen global tätig sind. Zudem spielen fortlaufende Weiterbildungsmassnahmen und deren Vergütung eine wichtige Rolle.

Landwirtschaft und Saisonarbeit

Die Landwirtschaft in der Schweiz ist durch saisonale Arbeitskräfte und kurzfristige Beschäftigungsverhältnisse gekennzeichnet. Dies erfordert eine flexible und dennoch präzise Lohnbuchhaltung. Die Abrechnung von Erntehelfern, die oft nur für wenige Monate beschäftigt sind, muss schnell und korrekt erfolgen. Besondere Aufmerksamkeit erfordert auch die Einhaltung der Sozialversicherungsbeiträge und der gesetzlichen Mindestlöhne, die je nach Saison und Art der Beschäftigung variieren können.

Besonderheiten im Bildungswesen

Im Bildungswesen, insbesondere an Hochschulen und Universitäten, müssen oft komplexe Arbeitsverträge mit wissenschaftlichem Personal verwaltet werden. Dies schliesst Teilzeitbeschäftigungen, befristete Verträge und Stipendien ein. Die Abrechnung von zusätzlichen Lehraufträgen und Forschungsprojekten sowie die Berücksichtigung von Sabbaticals stellen besondere Herausforderungen dar. Auch die Verwaltung von Drittmitteln und deren Einfluss auf die Gehälter muss präzise gehandhabt werden.

Welche Aufgaben übernimmt ein Anbieter für Lohnadministration / Payroll?

Ein Anbieter für Lohnadministration in der Schweiz betreut nicht nur die Lohnbuchhaltung. Er übernimmt daneben auch weitere Bereiche des Personalwesens – je nachdem, was Ihre Bedürfnisse sind, erstellt er Arbeitsverträge, pflegt die Personalstammdaten, führt die Lohnkonten und erstellt die Meldungen an die Sozialversicherungen. Ausserdem müssen Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung ausgestellt werden – auch das wird er Ihnen abnehmen. 

Diese Aufgaben kann eine Treuhänderin oder ein Lohnadministrationsexperte übernehmen:

• Verwalten der für die Löhne relevanten Personaldaten

• Erstellen der Lohnabrechnung und der Lohnausweise

• Veranlassen der Lohnauszahlungen
• Versenden der Lohnabrechnung per Post oder via E-Mail
• Ausführen der Lohnzahlungen per E-Banking
• Administration mit den Sozialversicherungen
• Jahresendverarbeitung und -deklaration für die Sozialversicherungen
• Erstellen von Lohnauswertungen
• Transfer der Lohndaten in die Finanzbuchhaltung

Der Spezialist sorgt dafür, dass Ihre Lohnabrechnungen korrekt erstellt sind – und darin der Brutto- und der Nettolohn richtig ausgewiesen werden. Er kennt sich zudem mit den zulässigen Lohnabzügen aus (AHV, IV, EO, Arbeitslosenversicherung, Berufs- und Nichtberufsunfallversicherung, Pensionskassen- und allenfalls Krankentaggeld).

Lohnadministration und/oder Personaladministration – was braucht es alles?

Die Lohnadministration ist ein Teil der Personaladministration, bei der Sie die HR-Aufgaben umfassender auslagern. Die Entscheidung, was Sie alles auslagern, hängt von Ihren Bedürfnissen und vom intern vorhandenem Know-how ab. In der Tabelle sehen Sie, inwiefern sich die Lohnadministration von der Personaladministration unterscheidet:

Die Vorteile von E-Payroll-Services

Viele Payroll-Services-Provider kennen heute die webbasierte Lohnabrechnung, auch E-Payroll genannt. So haben Sie die Möglichkeit, jederzeit auf Ihre Daten beim Payroll-Service zuzugreifen, und profitieren von immer aktuellen Informationen und behalten die Kontrolle.

Planen Sie, einen Teil der Payroll-Aufgaben selbst zu erledigen, sind die Schnittstellen zwischen Ihren Programmen und denjenigen des Payroll-Unternehmens ausschlaggebend. Funktioniert das Zusammenspiel, können beispielsweise Daten aus Ihrem Zeiterfassungssystem direkt in die HR-Software Ihres Payroll-Services-Providers eingelesen oder seine monatlichen Lohnabrechnungen in Ihr Buchhaltungssystem übernommen werden. Geeignete IT-Schnittstellen vereinfachen zudem die Übermittlung der Daten an die Behörden.

Statt die Payroll-Aufgaben auszulagern, können Sie auch einen Teil oder die ganze Lohnadministration selbst erledigen. Dazu benötigen Sie die richtige Software. Passende Anbieter finden Sie in unserem Einkaufsratgeber zu HR-Software.