Payrolling für KMU

Das wird unter Payrolling verstanden

Payrolling ist ein Outsourcing-Modell, bei dem Sie Mitarbeitende für Ihr KMU rekrutieren und ein externes Unternehmen für deren Anstellung und Lohnzahlung beauftragen. Die Payrolling-Firma fungiert also als Arbeitgeberin, die Mitarbeitenden sind jedoch für Ihr Unternehmen tätig. Das Modell ist vor allem in der Baubranche, der Gastronomie und in der IT beliebt.

Das Payrolling bringt diese Vor- und Nachteile mit sich:

Vorteile des Payrolling

• Payrolling-Anbieter übernehmen die komplette Lohnadministration sowie die administrativen Aufwände des Angestelltenverhältnisses.
• Payrolling-Services ermöglichen eine schnelle Rekrutierung bei unregelmässigen Arbeitsauslastungen.
• Bei einem vorübergehenden Personalstopp innerhalb Ihres KMU können Sie über das Payrolling weiterhin Mitarbeitende rekrutieren.
• Payrolling-Firmen haben oftmals Zugang zu geringeren Versicherungstarifen, was Ihnen tiefere Lohnkosten ermöglicht.
• Es ist ein unkompliziertes Abrechnen mit der Payrolling-Firma (monatlich, jährlich, flexibel) möglich.
• Payrolling ist gerade für kleine Firmen mit wenig administrativen Ressourcen attraktiv, da sich der Betrieb dadurch vollständig auf das Kerngeschäft konzentrieren kann.

Nachteile des Payrolling

• Bei Firmen mit mehrheitlich stabilen Arbeitsauslastungen und vielen administrativen Ressourcen lohnt sich das Payrolling weniger.
• Die Mitarbeitenden sind rechtlich nicht in Ihrer Firma angestellt und fühlen sich möglicherweise nicht ausreichend integriert.

Dann lohnt sich das Payrolling

Grundsätzlich lohnt sich das Payrolling für Branchen und Unternehmen, in denen eine oder mehrere dieser Situationen häufig vorkommen:

• Stark projektabhängige oder saisonale Arbeitsauslastungen
• Regelmässige Zusammenarbeit mit Freelancerinnen und Freelancern
• Wenig Ressourcen für administrative Aufwände
• Vorübergehender Personalstopp im Unternehmen

Fiktives Beispiel zur Veranschaulichung:

1. Ein Unternehmen benötigt für den folgenden Sommer für 3 bis 4 Monate 5 Angestellte.
2. Der Inhaberin dieses Unternehmens stehen nur begrenzte Ressourcen für den administrativen Aufwand zur Verfügung, da sie selbst Vollzeit im operativen Geschäft tätig ist.
3. Um die aufwendige Lohn- und Personaladministration nicht selbst erledigen zu müssen, beauftragt die Inhaberin eine Payroll-Firma. So kann sich die Inhaberin vollständig auf das operative Geschäft konzentrieren.
4. Die Inhaberin wählt das Personal aus und die Payroll-Firma kümmert sich um den Anstellungsprozess.
5. Im darauffolgenden Sommer, sobald die Arbeitszeit beginnt, erhalten die Mitarbeitenden den Lohn inklusive Versicherungs- und Nebenkosten pünktlich über die Payrolling-Firma ausbezahlt. Während der Anstellungszeit verwaltet die externe Firma zudem Personalangelegenheiten wie Änderungen in den Arbeitsverträgen, das Abwesenheitsmanagement, kümmert sich um die Lohnfortzahlung bei Krankheit oder Unfall, die Erstellung von Berichten über Lohnkosten, Sozialversicherungsabgaben etc. sowie den Jahresabschluss. Die Inhaberin wird so entlastet.
6. Am Ende der Sommersaison bezahlt die Inhaberin sämtliche Lohn- und Administrationskosten an die Payrolling-Firma zurück.

Payrolling für Ihre Branche

Hier finden Sie eine Übersicht über einige Branchen, in denen das Payrolling Anwendung findet.

Bau- und Handwerksbranche

In der Bau- und Handwerksbranche sind saisonale Schwankungen und häufig wechselnde Arbeitskräfte üblich. Durch die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung an eine Payrolling-Firma können Unternehmen sich von zeitaufwendigen administrativen Aufgaben entlasten und sich voll und ganz auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren.

Achten Sie bei der Wahl der externen Payrolling-Firma darauf, dass der Anbieter Erfahrung mit den spezifischen Anforderungen der Branche hat, etwa mit:

• Der Abwicklung von Arbeitsverträgen nach GAV (Gesamtarbeitsverträgen)
• Der Einhaltung von Bauvorschriften

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Gastronomie und Hotellerie

Die Gastronomie und Hotellerie sind von saisonalen Schwankungen und temporären Mitarbeitenden geprägt. Payrolling bietet eine effiziente Lösung, um die Lohnabrechnungen zu verwalten, unabhängig von der Fluktuation und Grösse des Personals.

Eine Payrolling-Firma für einen Gastronomie- oder Hotelbetrieb sollte…

• Erfahrung mit der Verwaltung von Trinkgeldern und Schichtzuschlägen mitbringen.
• mit den spezifischen Sozialversicherungsanforderungen in der Gastronomie vertraut sein.

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IT-Branche

Viele IT-Mitarbeitende arbeiten projektbasiert oder als Freelancer. Dies kann die Verwaltung der Vertragsverhältnisse komplex gestalten, besonders bei internationalen Einsätzen und flexiblen Arbeitsmodellen. Um sich zu entlasten, können Unternehmen die Verwaltung an eine Payroling-Firma auslagern.

Ein idealer Payrolling-Anbieter für ein IT-Unternehmen zeichnet sich durch diese Punkte aus:

• Kenntnisse der internationalen Steuer- und Sozialversicherungsvorschriften
• Nutzung moderner, technologiegetriebener Lösungen, die den hohen Anforderungen der IT-Branche gerecht werden

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Gesundheits- und Pflegebranche

In der Gesundheits- und Pflegebranche sind Schichtarbeit, Teilzeitarbeit und häufig wechselnde Arbeitsverhältnisse üblich. Payrolling ermöglicht eine präzise Verwaltung der komplexen Lohnabrechnungen, die in dieser Branche erforderlich sind.

Eine Payrolling-Firma für ein KMU aus der Gesundheits- oder Pflegebranche sollte mit den spezifischen gesetzlichen Vorschriften im Gesundheitswesen vertraut sein, zum Beispiel mit:

• den Regelungen zur Lohnfortzahlung bei Krankheit
• den Anforderungen an die berufliche Vorsorge

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Eventbranche

Projektbasierte Arbeit und temporäre Arbeitskräfte sind in der Eventbranche üblich. Payrolling hilft dabei, die Lohnabrechnungen für temporäre Mitarbeitende effizient abzuwickeln und gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Diese Erfahrungen und Kenntnisse sollte der Payrolling-Anbieter mitbringen:

• Schnelles Reagieren auf kurzfristige Personaländerungen
• Erfahrung mit der Abwicklung von Lohnabrechnungen für saisonale und temporäre Mitarbeitende

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Finanz- und Beratungsbranche

In der Finanz- und Beratungsbranche sind die Arbeitskräfte oft auf Projektbasis oder als Beratende tätig. Payrolling kann hilfreich sein, um die Komplexität der Lohnabrechnung und die Einhaltung von regulatorischen Anforderungen effizient zu bewältigen.

In der Finanz- und Beratungsbranche sollte der Anbieter diese Erfahrungen und Kenntnisse mitbringen:

• Erfahrung mit den hohen branchenspezifischen Compliance-Anforderungen
• Sichere Verwaltung von vertraulichen Informationen

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Bildung und Forschung

In der Bildung und in der Forschung gibt es häufig befristete Arbeitsverträge und Projektmitarbeitende, die spezielle Anforderungen an die Lohnabrechnung stellen. Payrolling kann diese administrativen Herausforderungen effizient bewältigen.

Bei der Auswahl eines Anbieters sollten KMU sicherstellen, dass der Payrolling-Partner mit den spezifischen Anforderungen des Bildungssektors vertraut ist, zum Beispiel mit:

•  der Abwicklung von Forschungszuschüssen
• der Verwaltung von befristeten Verträgen

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