Zeiterfassungssysteme: Finden Sie die beste Lösung für Ihr KMU

So wählen Sie das passende Zeiterfassungsprogramm

Bei der Auswahl des passenden Zeiterfassungsprogramms ist es hilfreich, diese Punkte zu klären:

• Wie soll die Zeit erfasst werden? Per Smartphone, am Terminal, online, biometrisch?
• Sollen Arbeitszeiten einzelnen Projekten zugeteilt werden können?
• Welche Funktionen benötigen Sie zusätzlich zur Arbeitszeiterfassung?
• Bei modularen Zeiterfassungssystemen: Welche Funktionen werden in der Maximalvariante benötigt?
• Möchten Sie das Zeiterfassungssystem zum Beispiel mit einer Zutrittskontrolle  oder einer ERP-Software verbinden?

Arten von Zeiterfassungs­systemen

Auf dem Schweizer Markt existieren verschiedene Zeiterfassungslösungen. Diese unterscheiden sich in der Art, wie die Arbeitszeit der Mitarbeitenden erfasst wird. Hier eine Übersicht über gängige Arten von Zeiterfassungssystemen:

Online-Zeiterfassung

Bei der Online-Zeiterfassung können die Mitarbeitenden über das Internet jederzeit und überall ihre Arbeitszeit erfassen. Die Online-Erfassung ist neben der Terminal-Variante die derzeit häufigste Art der Personal-Arbeitszeiterfassung. Die Nutzenden loggen sich via Passwort über einen Webbrowser oder eine Applikation ein. Web­basierte Zeiterfassungssysteme werden monatlich in einem Abo-Modell  (Software as a Service) verrechnet.

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Mobile Zeiterfassung

Bei der mobilen Zeiterfassung loggen sich die Mitarbeitenden via Smartphone-App oder Tablet in die Zeiterfassungssoftware ein. Viele mobile Zeiterfassungssysteme sind cloudbasiert, um einen Echtzeit-Zugriff zu ermöglichen. Die Mitarbeitenden erfassen ihre Arbeitszeiten flexibel von unterwegs oder an verschiedenen Standorten, was besonders für Mitarbeitende im Aussendienst und mobile Teams vorteilhaft ist. Die mobile Zeiterfassung ist auch mittels NFC-Technologie (Near Field Communication) möglich. Die NFC-Technologie kann die sonst übliche Terminalvariante mit Badge ersetzen: Die Mitarbeitenden halten ihr Smartphone in die Nähe eines NFC-Tags und die Zeit wird mittels Scan erfasst. Mobile Zeiterfassung wird in der Regel mit einer monatlichen Lizenzgebühr bezahlt.

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Integrierte Zeiterfassungssysteme

Integrierte Zeiterfassungssysteme verbessern die Arbeitszeitverwaltung, indem sie die Zeiterfassung mit ERP-, Lohnbuchhaltungs- oder HR-Systemen verbinden. Die Unternehmen erfassen und verwalten die Arbeitszeiten zentral innerhalb einer Plattform, die auch Personal-, Finanz- und Projektmanagementfunktionen beinhaltet. Diese Systeme bieten Funktionen zur manuellen oder automatischen Zeiterfassung, zur Schichtplanung und Urlaubsverwaltung. Sie ermöglichen zudem die einfache Zuweisung von Mitarbeitenden zu Projekten oder Aufgaben.

Sie bieten auch erweiterte Berichtsfunktionen und Analysen, die detaillierte Einblicke in Arbeitszeiten, Überstunden und Produktivität liefern. Die Integration in Payroll- und Projektmanagement-Tools vereinfacht die Datenübertragung und reduziert doppelte Eingaben. Integrierte Systeme sind komplex und benötigen meist Schulungen. Sie stellen jedoch eine effiziente Lösung zur Optimierung der Arbeitszeitverwaltung dar.

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Projektbasierte Zeiterfassung

Projektbasierte Zeiterfassungslösungen ermöglichen eine präzise Erfassung von Arbeitszeiten, indem sie Zeiten direkt auf Projekte oder Aufgaben buchen. Dies ist ideal für Agenturen, Beratungsfirmen und Teams, die projektorientiert arbeiten. Die Mitarbeitenden erfassen ihre Arbeitszeiten spezifisch für Projekte, was die Abrechnung und Kostenverfolgung erleichtert.

Diese Zeiterfassungsprogramme werden häufig in Verbindung von Projektmanagement-Tools genutzt und bieten Funktionen wie die manuelle Projektzeiterfassung, automatisches Tracking oder detaillierte Berichte und Analysen zur Projektzeitnutzung und Produktivität. Echtzeit-Berichte und Dashboard ermöglichen eine genaue Kontrolle und Optimierung der Ressourcen. Durch die zentrale Verwaltung von Projektzeiten vereinfachen diese Lösungen die Projektabwicklung und die Verrechnung der Kosten.

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Automatisierte Zeiterfassung

Automatisierte Zeiterfassungslösungen erfassen Arbeitszeiten durch Beobachtung von Computeraktivitäten oder die Integration in Workflow-Tools. Diese Systeme überwachen automatisch, wie viel Zeit für verschiedene Aufgaben oder Projekte aufgewendet wird, ohne dass manuelle Eingaben erforderlich sind. Sie bieten Echtzeit-Tracking der Arbeitszeit, indem sie die Nutzung von Anwendungen oder Webseiten analysieren. Die Tools bieten Berichtsfunktionen, Analyse-Möglichkeiten und detaillierte Einblicke in die Produktivität. Die automatisierten Zeiterfassungslösungen reduzieren den administrativen Aufwand, wodurch sie Mitarbeitenden mehr Zeit für ihre Kernaufgaben erhalten.

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Arbeitszeiterfassung am Terminal

In vielen Gewerbe- und Industriebetrieben wird die Arbeitszeit der Mitarbeitenden über ein Zeiterfassungsterminal an den Eingängen erfasst. Dabei kann die Zeiterfassung mit der Zutrittskontrolle gekoppelt werden. Es gibt verschiedene Varianten:

• RFID-Badge (Radio Frequency Identification)
• Schlüsselanhänger
• Biometrische Erfassung mit Fingerprint
• Barcode oder QR-Code
• Iris-Scan
• NFC-Erfassung via Handy

Die Variante mit Zeiterfassungsterminals hat den Vorteil, dass die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit unkompliziert beim Betreten und Verlassen des Arbeitsplatzes erfassen können, ohne sich in einen PC einloggen zu müssen. Falls nicht alle Angestellten immer vor Ort sind, kann diese Variante mit einer Online-Zeiterfassung oder einer Erfassung via App kombiniert werden.

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Cloudbasierte Zeiterfassung

Cloudbasierte Lösungen sind einfach und flexibel in der Nutzung, da die Mitarbeitenden sie mit jedem internetfähigen Gerät nutzen können. Die Zeiterfassungssoftware läuft auf einem Server des Herstellers, somit müssen Sie sich weder um die Installation noch um Updates, Server oder Wartung kümmern. Die Cloud-Lösungen sind besonders geeignet für Firmen mit verteilten Teams oder Remote-Arbeitskräften. Die Systeme integrieren sich zudem nahtlos in HR-, Payroll- und Projektmanagement-Tools. Echtzeit-Berichte und Analyse-Tools bieten umfassende Einblicke in Arbeitszeiten und die Produktivität, während Sicherheitsfunktionen den Schutz von persönlichen Daten gewährleisten. Diese Lösungen lassen sich schnell implementieren, flexibel skalieren und optimieren effizient die Zeiterfassung.

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Jede dieser modernen Zeiterfassungslösungen bietet spezifische Vorteile, je nach den Bedürfnissen und Arbeitsabläufen eines Unternehmens. Die Wahl der richtigen Lösung hängt von Faktoren wie der Grösse des Unternehmens, den Arbeitsgewohnheiten der Mitarbeitenden und den Integrationsanforderungen ab.

Kosten von Zeiterfassungslösungen in der Schweiz

Gryps hat bei verschiedenen Anbietern nach den Kosten von Zeiterfassungssystemen gefragt. Ein Beispiel: Für eine Cloud-Zeiterfassungslösung für zehn Mitarbeitende (ohne Terminal und mit Standardfunktionen) müssen Sie mit jährlichen Kosten zwischen 390 und 720 Franken rechnen. Die einmal anfallenden Kosten für eine Client-Server-Lösung vor Ort liegen bei ungefähr 1'200 bis 2'300 Franken, hinzu kommen die Kosten für Wartung, Updates und Support.

Kosten für die Zeiterfassung in einer Firma mit 10 Mitarbeitenden:

Weitere Informationen zu den Preisen für Zeiterfassungsprogramme finden Sie in unserem Kostenplaner .

Hauptfunktionen

Zeiterfassungssysteme gestalten die Verwaltung der Arbeitszeiten im Unternehmen einfach und übersichtlich. Hier finden Sie eine Übersicht über die Hauptfunktionen von Zeiterfassungslösungen in der Schweiz:

Arbeitszeiterfassung und Pausenverwaltung

Die Arbeitszeiterfassung beinhaltet die systematische Dokumentation und Überwachung der Arbeitsstunden von Mitarbeitenden. Dies umfasst den Beginn und das Ende der täglichen Arbeitszeit, Pausenzeiten, Überstunden sowie die Erfassung von Urlaubs- und Krankheitstagen. Moderne Systeme zur Arbeitszeiterfassung bieten zudem die Möglichkeit, Arbeitszeiten projekt- oder aufgabenspezifisch zu erfassen, was eine genaue Zuordnung der Arbeitsleistung ermöglicht. Durch die Digitalisierung dieser Prozesse können Unternehmen nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllen, sondern auch die Produktivität analysieren und optimieren sowie eine transparente und gerechte Grundlage für die Lohnabrechnung schaffen.

Schicht- und Dienstplanung

Die Schicht- und Dienstplanung befasst sich mit der Organisation und Planung der Arbeitszeiten von Mitarbeitenden im Schichtbetrieb. Dieser Prozess beinhaltet die Erstellung von Schichtplänen, die Berücksichtigung von Mitarbeiterpräferenzen, die Sicherstellung der Abdeckung aller notwendigen Arbeitsstunden und die Einhaltung gesetzlicher Arbeitszeitvorschriften. Ziel ist es, eine effiziente Personalverteilung zu erreichen, die sowohl den betrieblichen Anforderungen entspricht als auch die Arbeitsbelastung gerecht auf das Team verteilt.

Abwesenheitsverwaltung

Eine digitale Zeiterfassungslösung mit Abwesenheitsverwaltung vereinfacht die Beantragung, Genehmigung und Verwaltung von Ferientagen sowie die Erfassung von Krankheits- und anderen Abwesenheiten. Mitarbeitende können ihre Ferienanträge einfach und schnell digital einreichen, die Vorgesetzten können die Anträge prüfen, kommentieren und genehmigen oder ablehnen. Sowohl die Mitarbeitenden als auch die Vorgesetzten behalten den Überblick über den Status von Ferienanträgen, geplanten Abwesenheiten sowie verbleibenden Ferientagen. Insgesamt sorgt die Abwesenheitsverwaltung durch eine moderne Zeiterfassungslösung für mehr Transparenz, eine bessere Übersichtlichkeit sowie Nachvollziehbarkeit.

Analyse und Berichte

Zeiterfassungssysteme mit Analyse- und Berichtsfunktionen helfen Unternehmen und ihren Mitarbeitenden, die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten. Zum Beispiel können Zeiterfassungssysteme automatisch eine Warnung ausgeben, wenn Mitarbeitende zu viele Überstunden geleistet haben. Dies erlaubt es den Führungskräften, frühzeitig einzugreifen. Detaillierte Berichte über die Verteilung von Arbeitszeiten, Überstunden, Urlaubsansprüchen und Abwesenheitsmustern ermöglichen es dem Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen und so die Personalplanung zu optimieren.

Zusatzfunktionen

Da die Arbeitszeiterfassung in der Schweiz obligatorisch ist, bietet sich ein Zeiterfassungssystem an, das neben der Erfassung der Arbeitszeiten auch über praktische Zusatzfunktionen verfügt. Dazu gehören praktische Features wie die Projektzeiterfassung, das Spesenmanagement und vieles mehr.

Projektzeiterfassung

Die Projektzeiterfassung dokumentiert die Arbeitszeiten für ein spezifisches Projekt, was eine präzise Kostenkontrolle ermöglicht. In der Projektplanung werden spezifische Arbeitsabläufe, Ressourcen und Meilensteine festgelegt, um die erfolgreiche Durchführung des Projekts sicherzustellen. Die Projektzeiterfassung ermöglicht auch eine genaue Abrechnung der geleisteten Arbeit.

Spesenmanagement

Spesenmanagement und Spesenabrechnung umfassen die Verarbeitung von Ausgaben, die bei Mitarbeitenden im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeiten anfallen. Das Spesenmanagement erleichtert die Erfassung, Überprüfung und Genehmigung von Ausgaben wie Reisekosten und anderen betrieblichen Aufwendungen. Moderne Spesenmanagement-Systeme bieten oft auch Funktionen zur Analyse der Ausgaben, um Einsparpotenziale zu identifizieren und die Budgetkontrolle zu verbessern.

Auftragsplanung

Die Auftragsplanung umfasst die Organisation und Koordination der erforderlichen Schritte, um Kundenaufträge effizient zu bearbeiten. Dieser Prozess beinhaltet die Terminierung von Produktionsaktivitäten, die Zuweisung von Ressourcen sowie die Überwachung der Aufträge. Ziel der Auftragsplanung ist es, eine optimale Auftragsabwicklung zu ermöglichen.

Zeiterfassungssysteme für Ihre Branche

Das Schweizer Arbeitsgesetz (Artikel 46, ArG) verpflichtet Schweizer Unternehmen dazu, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden zu dokumentieren. Die Zeiterfassungsdaten müssen während mindestens fünf Jahren aufbewahrt werden. Hinzu kommen Sonderregelungen für gewisse Berufsgruppen sowie für Führungskräfte. Je nach Branche bestehen zudem unterschiedliche Anforderungen an die Zeiterfassungssysteme. Hier die wichtigsten:

Zeiterfassung für Gastronomie- und Hotelbetriebe

Für Gastronomie- und Hotelbetriebe gibt es spezielle Branchenlösungen (darunter auch Stempeluhr-Apps) mit Fokus auf der Personalplanung. Die Einsätze können dabei einfach und effizient über das System erfasst werden. Sie haben jederzeit die Übersicht über Ihre Mitarbeitenden, deren Einsatzort sowie Einsatzzeit und sehen auf einen Blick, wie Arbeitsstunden auf die Mitarbeitenden verteilt sind. Zudem gibt es Zeiterfassungssysteme, bei denen Sie die Personalplanung entweder pro Mitarbeitenden separat oder pro Bereich (etwa Küche, Service oder Administration) definieren können.

Zeiterfassung für Arztpraxen und Pflegebetriebe

Für Pflegebetriebe eignen sich Zeiterfassungssysteme mit den Funktionen der Personalplanung und der Zuschlagsberechnung (etwa für Überstunden, Nachtschichten, Sonn- oder Feiertage). Mit solchen Lösungen können Sie die Schichtpläne aufgrund von vordefinierten Regeln und Kriterien erstellen lassen. Das System berücksichtigt etwa die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden, die Anzahl der zu betreuenden Patientinnen und Patienten sowie die gesetzlichen Vorgaben.

Für stationäre Pflegeteams eignen sich Zeiterfassungsterminals, die sich bei Bedarf mit der Zutrittskontrolle kombinieren lassen. Für Mitarbeitende in der ambulanten Pflege eignet sich besonders eine mobile Zeiterfassung, bei der auch Fahrt- und Wegzeiten dokumentiert werden können.

Zeiterfassung für den Detailhandel

Im Detailhandel sind oft Mitarbeitende mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen (Vollzeit- und Teilzeitangestellte, Aushilfen) angestellt. Dazu gibt es Zeiterfassungslösungen, mit denen verschiedene Arbeitszeitmodelle, auch Schichtmodelle, hinterlegt und die Auslastung aller Standorte zentral von einem einzigen System aus gesteuert werden kann. Zudem besteht je nach System und Anbieter die Möglichkeit, dass sich Mitarbeitende per Zeiterfassungsapp für freie Schichten bewerben und Urlaubstage anfragen können. Die Vorgesetzten können die Schichten dann dem oder der gewünschten Mitarbeitenden zuteilen sowie Urlaubstage leicht bewilligen oder ablehnen.

Zeiterfassung für Dienstleistungsbetriebe

Zeiterfassungssysteme mit der Funktion Projektzeiterfassung eignen sich für Dienstleistungsunternehmen und andere Betriebe, die ihre Arbeitszeit einzelnen Projekten zuordnen müssen. Die Mitarbeitenden können so die Arbeitsstunden auf das entsprechende Projekt buchen und dies direkt auf ihrem mobilen Gerät oder Computer vermerken. Die Integration der Leistungserfassung in die Personal-Arbeitszeiterfassung hat den Vorteil einer effizienteren Lohn- und Gehaltsabrechnung und vereinfacht automatisierte Prozesse der Abrechnung mit den Kundinnen und Kunden.

Zeiterfassung in der Baubranche und Industrie

Vor allem auf Baustellen gestaltet sich die Zeiterfassung oft schwierig. Es existieren jedoch mobile Zeiterfassungssysteme, die spezifisch auf die Bedürfnisse der Baubranche zugeschnitten sind. Die Mitarbeitenden benötigen lediglich ein Smartphone mit einer Zeiterfassungs-App. Daten, die über das mobile Zeiterfassungssystem auf der Baustelle eingegeben werden, können über Schnittstellen direkt in die Lohn- und Gehaltsabrechnungen einfliessen.

Zeiterfassung für Büros

Für Bürobetriebe eignen sich besonders Zeiterfassungssysteme, mit denen Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten ortsunabhängig, egal ob im Büro oder im Homeoffice, über den Browser am Laptop oder auf dem Smartphone erfassen können. Dabei können Arbeitszeitmodelle wie Teilzeit oder Gleitzeit individuell angelegt und verwaltet werden.

Geben Sie uns Ihre Anforderungen an das Zeiterfassungsprogramm im Fragebogen an und wir wählen darauf basierend und passend zu Ihrer Branche bis zu 3 passende Anbieter für Sie.