Mobile Zeiterfassung

So funktioniert die mobile Zeiterfassung für unterwegs

Mobile Zeiterfassungssysteme ermöglichen eine ortsunabhängige Erfassung der Arbeitszeiten. Stundenzettel werden überflüssig, der administrative Aufwand wird reduziert. Die mobile Arbeitszeiterfassung ist insbesondere für Unternehmen mit variablen Einsatzorten geeignet, etwa in der Baubranche oder der ambulanten Pflege.

Die mobile Zeiterfassung bedient sich hauptsächlich zweier verschiedener Technologien:

• Zeiterfassung via Smartphone-App: Diese Lösung verursacht den geringsten Aufwand. Die Mitarbeitenden können mit ihrem (Firmen-)Smartphone auf die Zeiterfassungs-App zugreifen und so ihre Arbeitszeit erfassen und abspeichern. Aus den gespeicherten Daten lässt sich per Knopfdruck eine Stundenabrechnung erstellen, die Sie direkt mit der Lohnabrechnung versendet können.
• NFC-Zeiterfassung: Die modernste Variante der Zeiterfassung ist die NFC-Technologie (Near Field Communication). Das Smartphone muss lediglich in die Nähe eines NFC-Tags gehalten werden und die Zeiterfassung startet. Durch den Scan wird der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin erkannt und die Arbeitszeit automatisch erfasst. Bei Arbeitsende können dann alle Zeiten per E-Mail an eine ausgewählte Adresse gesendet werden.

Diese Geräte werden für die mobile Arbeitszeiterfassung eingesetzt:

• Mobiltelefon (etwa Smartphone-App)
• PDA (Personal Digital Assistant) mit Windows-Betriebssystem
• Extra angefertigte Spezialhardware
• Mobile Barcodescanner

Kosten von Zeiterfassungs-Apps

Die mobile Zeiterfassungssoftware bezahlen Sie über Lizenzgebühren. Über die Höhe dieser Gebühren entscheidet hauptsächlich die Anzahl der Mitarbeitenden bzw. der Nutzer: Die Lizenzgebühr pro Mitarbeiter beträgt zwischen CHF 5 und CHF 10 pro Monat. Weitere Preisangaben finden Sie in unserem Kostenplaner .

Typische Einsatzgebiete

Damit Sie besser einschätzen können, ob ein mobiles Zeiterfassungssystem für Ihr KMU infrage kommt, finden Sie hier einige typische Einsatzgebiete. Doch auch wenn Ihre Branche nicht aufgeführt ist, kann sich eine mobile Zeiterfassung unter Umständen lohnen. Geben Sie uns Ihre Anforderungen im Fragebogen an und wir unterstützen Sie bei der Suche nach passenden Anbietern für Zeiterfassungslösungen.

Baugewerbe

Im Baugewerbe sind mobile Zeiterfassungssysteme unverzichtbar, da die Mitarbeitenden oft auf verschiedenen Baustellen oder bei Kunden vor Ort arbeiten. Es existieren mobile Zeiterfassungssysteme, die spezifisch auf Unternehmen aus der Baubranche zugeschnitten sind. Die Mitarbeitenden benötigen lediglich ein Smartphone mit einer Zeiterfassungs-App. Daten, die über das mobile Zeiterfassungssystem auf der Baustelle eingegeben werden, können über Schnittstellen direkt in die Lohn- und Gehaltsabrechnungen einfliessen. Ideal sind etwa GPS-fähige Apps. Diese ermöglichen es den Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeiten und Arbeitsorte in Echtzeit zu erfassen. So wird sowohl die genaue Abrechnung von Arbeitsstunden als auch die Projektabrechnung erleichtert.

Produktionsbetriebe

Für Produktionsbetriebe und Produktionsstätten ist die mobile Zeiterfassung mit QR-Codes optimal. Die QR-Codes können etwa an Maschinen oder Anlagen angebracht werden. Arbeiten Mitarbeitende an diesen Maschinen und Anlagen können sie den jeweiligen QR-Code mittels Smartphone oder Tablet scannen. Dazu nutzen sie eine Zeiterfassungs-App oder Webanwendung, die die Arbeitszeiten erfasst.

Aussendienst und Vertrieb

Im Aussendienst und Vertrieb, wo flexible Arbeitszeiten Alltag sind, bieten Zeiterfassungs-Apps eine praktische Lösung. Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten direkt vor Ort oder zwischen Kundenterminen erfassen. Oft bieten solche Lösungen eine Integration mit CRM-Systemen, sodass Vertriebsmitarbeitende ihre Aktivitäten nahtlos dokumentieren können. Durch die Echtzeit-Erfassung und -Analyse der Arbeitszeiten lassen sich Prozesse optimieren und die Effizienz steigern.

Gesundheitsberufe mit Vor-Ort-Einsätzen bei Kunden

In einigen Pflege- und Gesundheitsberufen, etwa bei Spitex-Diensten, arbeiten die Pflegekräfte teilweise vor Ort bei den Patientinnen und Patienten. Eine mobile Zeiterfassung mit GPS ist hier besonders vorteilhaft. Die Pflegekräfte können ihre Arbeitszeiten schnell und genau via Smartphone oder Tablet erfassen. Dies erleichtert die Abrechnung und sorgt für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Echtzeit-Daten ermöglichen zudem eine bessere Planung der Pflegeeinsätze, zum Beispiel bei kurzfristigen Einsatzanpassungen oder Änderungen am Einsatzplan.

Dienstleistungsunternehmen mit mehreren Standorten

Dienstleistungsunternehmen, die von verschiedenen Standorten aus arbeiten können, sind auf flexible und mobile Zeiterfassungssysteme angewiesen. Cloudbasierte Apps bieten sich an, da sie es den Mitarbeitenden erlauben, ihre Arbeitszeiten online unabhängig vom Standort zu erfassen. Die Daten werden zentral gespeichert und in Echtzeit synchronisiert, was die Verwaltung und Abrechnung vereinfacht.

IT- und Beratungsunternehmen mit vielen Projekten

Für IT- und Beratungsunternehmen, deren Mitarbeitende oft bei Kunden vor Ort arbeiten oder remote tätig sind, eignen sich mobile Zeiterfassungssysteme mit der Funktion Projektzeiterfassung. Mitarbeitende können ihre Zeitaufwände so direkt bei der Kundin oder von unterwegs aus dokumentieren und Projekten zuordnen. Die Integration mit Projektmanagement- und Abrechnungssystemen sorgt für eine nahtlose Datenübertragung. Dies erhöht die Transparenz und verbessert die Abrechnung und Projektkontrolle.

Eventmanagement

Im Eventmanagement ist eine Lösung gefragt, die den Anforderungen unregelmässiger Arbeitszeiten und wechselnder Arbeitsorte gerecht werden. Mobile Zeiterfassungssysteme eignen sich besonders, da Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten direkt von den Veranstaltungsorten aus online erfassen können. Zusätzliche Funktionen wie die Verwaltung von Schichtplänen und Aufgaben erleichtern die Organisation grosser Events.

Lieferdienste

Mobile Zeiterfassungssysteme bieten eine praktische Lösung, um Arbeitszeiten und zurückgelegte Strecken präzise zu erfassen. Mithilfe von GPS-fähigen Apps können Fahrerinnen und Fahrer ihren Standort in Echtzeit dokumentieren. Dies erhöht die Transparenz und minimiert den Verwaltungsaufwand.

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Vor- und Nachteile der Zeiterfassung via App

Für die mobile Zeiterfassung eignen sich Apps besonders gut. Dies sind die Vorteile:

Besseres Controlling

• Die genaue Erfassung der Arbeitszeiten schafft Transparenz für das eigene Management, aber auch gegenüber den Kundinnen und Kunden.
• Auswertungsmöglichkeiten der Arbeitszeiten – der Vergleich der Ist- mit den Soll-Werten ist einfach möglich.
• Standorte und Wege der Mitarbeitenden lassen sich durch die Erfassung von GPS-Daten nachvollziehen.

Reduzierter administrativer Aufwand

• Übersichtliche und schnelle Zusammenfassung der Arbeitszeiten
• Kein manuelles Übertragen und keine Doppelerfassung der Arbeitszeiten

Vereinfachte Buchhaltung

• Einfache Zuordnung der Arbeitsstunden zu einzelnen Projekten, Baustellen etc.
• Einfachere und raschere Rechnungsstellung

Bequeme Übersicht

• Überblick über Fehl- und Überstunden
• Integrierte Planung von Ferienzeiten

Monitoring weiterer Daten

• Viele Systeme unterstützen die Erfassung weiterer Daten. So kann etwa der Materialverbrauch erfasst und verfolgt werden, um sicherzustellen, dass es nicht zu Materialengpässen kommt.

Mobile Zeiterfassungs-Apps haben auch Nachteile, die Sie beim Kaufentscheid berücksichtigen sollten:

Gefühle von Überwachung

• Durch die Einführung mobiler Zeiterfassung fühlen sich die Mitarbeitenden möglicherweise überwacht. Das kann die Arbeitsmoral schwächen und für schlechte Stimmung im Unternehmen sorgen. Beugen Sie dem vor, indem Sie Ihre Mitarbeitenden frühzeitig in die Evaluation der Zeiterfassung einbeziehen.

Kosten

• Anders als die handschriftliche Zeiterfassung ist die mobile Zeiterfassung mit Kosten verbunden.
• Mitarbeitende müssen in der Bedienung geschult werden.

Smartphones sind nicht immer erlaubt

• Die Benutzung eines Smartphones ist an manchen Arbeitsorten nicht zulässig oder technisch nicht möglich, etwa in chemischen Anlagen, Kernkraftwerken oder anderen Sicherheitsanlagen.

Auch müssen die gesetzlichen Vorschriften beachtet werden, insbesondere diejenigen des Datenschutzes. Ihre Mitarbeitenden müssen der Erfassung ihrer personenbezogenen Daten zustimmen, das gilt auch für die Arbeitszeiten.