Projektzeiterfassung

Funktionen der Projektzeiterfassung

Bei der Projektzeiterfassung können Mitarbeitende ihre geleisteten Arbeitszeiten online auf einem mobilen Gerät oder Computer direkt verschiedenen Projekten und Aufträgen zuordnen.

Eine Software für die Zeiterfassung bei Projekten umfasst zum Beispiel diese Funktionen:

Zuweisung von Arbeitszeiten zu Projekten und Aufgaben
Mitarbeitende können ihre Arbeitszeit direkt einem spezifischen Projekt oder einer Aufgabe zuordnen. Dies ermöglicht eine genaue Zeitverfolgung, vereinfacht die Abrechnung und unterstützt die Projektüberwachung. Diese Funktion ist ein wichtiger Bestandteil jeder Personalplanungssoftware, da sie die Zeiterfassung bei Projekten erleichtert und eine präzise Erfassung der Arbeitsstunden sicherstellt.

Zuweisung an Mitarbeitende
Projektmanager und Projektmanagerinnen können bestimmte Mitarbeitende direkt einem Projekt oder einer Aufgabe zuweisen. Mitarbeitende sehen so nur die für sie relevanten Projekte und die Projektmanager behalten den Fortschritt im Blick. Dies sorgt für klare Strukturen und verhindert Missverständnisse. In Kombination mit einer Mitarbeiterplanung ermöglicht die Zuweisung an Mitarbeitende eine effiziente Steuerung der Zeiterfassung bei Projekten und der allgemeinen Stundenerfassung des Personals.

Start-Stopp-Funktion
Die Start-Stopp-Funktion macht die Erfassung von Arbeitszeiten besonders einfach und sorgt für maximale Genauigkeit. Mit einem Klick starten Mitarbeitende die Zeiterfassung, sobald sie mit einer Aufgabe beginnen, und stoppen diese, wenn sie fertig sind. Die Start-Stopp-Funktion ist integraler Bestandteil jeder Software zur Projektzeiterfassung und trägt wesentlich zur Optimierung der Mitarbeiterplanung bei.

Zeiterfassung über Tickets
Diese Funktion ist besonders für Mitarbeitende geeignet, die im Bereich Support oder IT tätig sind. Die Mitarbeitenden können ihre Arbeitszeiten direkt einem Support- oder IT-Ticket zuweisen. Dies erleichtert die Abrechnung und ermöglicht eine Analyse der Supportprozesse. Zum Beispiel kann analysiert werden, welche Arten von Tickets besonders aufwendig sind. Dies optimiert nicht nur die Projektzeiterfassung, sondern auch die Mitarbeiterplanung durch eine datengestützte Allokation der Ressourcen.

Vorteile der projektbezogenen Zeiterfassung

Eine projektbasierte Zeiterfassung bietet KMU diese Vorteile:

• Effizientere Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Optimierung einzelner Arbeitsprozesse
• Automatisierte Verfahren der Abrechnung
• Mehr Übersicht und Transparenz
• Optimierung des Projektcontrollings
• Überprüfung der Wirtschaftlichkeit einzelner Projekte

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Diese KMU verwenden die Projektzeiterfassung

Hier finden Sie eine Übersicht über einige Einsatzgebiete, in denen KMU von der Projektzeiterfassung profitieren.

IT- und Softwareentwicklung
In der IT- und Softwareentwicklung ist es entscheidend, den Aufwand für die Entwicklung, Anpassung und Wartung von Software genau zu erfassen. Projektzeiterfassungssysteme bieten eine transparente Übersicht über die geleisteten Stunden pro Projekt. Dadurch werden die Projektplanung, Mitarbeiterplanung und Rentabilitätsbewertung optimiert.

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Beratungsunternehmen
Beratungsunternehmen jonglieren oft mit mehreren Projekten gleichzeitig. Sie erfordern deshalb eine Software, die die geleistete Arbeitszeit genau den verschiedenen Kundenprojekten zuordnen kann.

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Werbebranche
In der Werbebranche ist die Projektzeiterfassung unverzichtbar, um sicherzustellen, dass die Arbeitszeiten korrekt erfasst und dem jeweiligen Kundenprojekt zugeordnet werden. Dies ermöglicht eine detaillierte und nachvollziehbare Kostenübersicht, was zu einer verbesserten Kundenbeziehung führt.

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Ingenieur- und Architekturbüros
Ingenieur- und Architekturbüros nutzen Projektzeiterfassung, um Aufgaben wie Entwurf, Planung und Bauüberwachung präzise zu dokumentieren. Durch die Erfassung der Arbeitsstunden pro Projekt und Phase können die Büros sicherstellen, dass Projekte die Budgets einhalten und Ressourcen effizient eingesetzt werden. Zudem erleichtern sie transparente und nachvollziehbare Abrechnungen gegenüber Kundinnen und Kunden.

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Rechtsanwälte und Kanzleien
Rechtsanwälte und Kanzleien nutzen eine Software für die Projektzeiterfassung, um die Arbeitszeit pro Mandant genau zu erfassen. Dies ermöglicht eine präzise Abrechnung und gibt eine Übersicht über die Auslastung der Anwälte und Anwältinnen. So können Unternehmen die Effizienz steigern und zugleich die Zufriedenheit der Mandanten erhöhen.

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Nützliche Schnittstellen

KMU, die eine Software für die Projektzeiterfassung suchen, benötigen oft Schnittstellen zu anderen wichtigen Systemen, um ihre Geschäftsprozesse nahtlos zu integrieren. Dazu gehören insbesondere diese Schnittstellen:

• Projektmanagement-Tools, um den Fortschritt von Projekten in Echtzeit zu überwachen
• Buchhaltungssoftware, um die erfassten Arbeitszeiten direkt in die Lohnabrechnung und Rechnungsstellung zu überführen
• CRM-System, um Kundenprojekte zu verknüpfen
• ERP-System, um die Personalplanung mittels Software zu optimieren
  

Allgemeine Informationen und Tipps für die Beschaffung einer Zeiterfassungssoftware finden Sie auf unserer Übersichtsseite.