Zeiterfassung am Terminal

Zwischen diesen Zeiterfassungsterminals können Sie wählen

Zeiterfassung mit Chip

Bei der Zeiterfassung mit Chip nutzen die Mitarbeitenden einen personalisierten Chip, häufig in Form eines Schlüsselanhängers, einer Karte oder eines Ausweises. Der Chip enthält einen eindeutigen Identifikationscode und ist mit den Daten des jeweiligen Mitarbeiters verknüpft. Die Zeiterfassung erfolgt meist via RFID- oder NFC-Technologie.

Das sind die Vor- und Nachteile der Zeiterfassung mit Chip:

Vorteile

• Einfache Bedienung
• Chips sind robust und im Vergleich zu Magnetkarten weniger anfällig für Abnutzung
• Minutengenaue Arbeitszeitabrechnung und somit eine effizientere Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Integration in andere Systeme wie Zutrittskontrolle  oder der Lohnbuchhaltung möglich

Nachteile

• Bei flexiblen Arbeitsmodellen und für Aussendienstmitarbeitende weniger geeignet, da die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit physisch am Terminal erfassen müssen.
• Technologische Abhängigkeit

Typische Einsatzbereiche
Die Zeiterfassung mit Chip eignet sich besonders für Betriebe, in denen eine einfache und kostengünstige Lösung gefragt ist. Auch für den Einsatz in robusten Umgebungen wie Baustellen sind solche Lösungen geeignet. Typische Branchen, in denen die Zeiterfassung mit Chip-Anwendung findet, sind die Baubranche, der Detailhandel und die Dienstleistungsbranche.

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Zeiterfassung mit Badge

Bei dieser Option ziehen die Mitarbeitenden ihren Badge zum An- und Abmelden durch ein Lesegerät (das Zeiterfassungsterminal) oder halten ihn in seine Nähe. Das Zeiterfassungsterminal bestätigt mit einem akustischen Signal, dass die Karte korrekt eingelesen wurde. Häufig ist das Terminal mit einem RFID-Leser ausgerüstet. Es gibt aber auch Badges, die Magnetstreifen oder Barcodes verwenden.

Das sind die Vor- und Nachteile der Zeiterfassung mit Badge:

Vorteile

• PC-unabhängig
• Minutengenaue Arbeitszeitabrechnung und somit eine effizientere Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Keine aktive Registrierung der Mitarbeitenden notwendig

Nachteile

• Mitarbeitende müssen den Badge stets auf sich tragen
• Lücken im Arbeitsrapport beim Vergessen der Karte
• Betrugsmöglichkeiten

Typische Einsatzbereiche
Die Zeiterfassung mit Badge ist besonders in grösseren Büroumgebungen und Produktionsstätten beliebt, wo der Badge gleichzeitig zur Zutrittskontrolle für sicherheitsrelevante Bereiche verwendet wird. Das ist meist in der Industrie, der Produktion, bei Versicherungsgesellschaften, in Banken und öffentlichen Verwaltungen der Fall.

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Biometrische Zeiterfassung

Möchten Sie die Zeiterfassung biometrisch handhaben, können Sie zwischen diesen Verfahren wählen:

• Fingerabdrucksensor
• Retina-/Iris-Scan
• Gesichtserkennung

Das sind die Vor- und Nachteile der biometrischen Zeiterfassung:

Vorteile

• Die Mitarbeitenden müssen kein Erfassungsmedium auf sich tragen.
• Keine Lücken im System aufgrund von Vergessen des Erfassungsmediums
• Praktisch keine Betrugsmöglichkeiten
• Zukunftsorientiert

Nachteile

• Höhere Kosten
• Legalität (Verschlüsselung der Daten notwendig)

Typische Einsatzbereiche
Unternehmen setzen die biometrische Zeiterfassung via Fingerprint, Iris-Scan oder Gesichtserkennung gerne für High-Security-Bereiche, in Serverräumen, Labors und in anderen Umgebungen mit hohen Sicherheitsanforderungen ein. Typische Branchen für diese Zeiterfassungslösung sind das Gesundheitswesen, die Pharmaindustrie, Forschung und Entwicklung, die Finanz- und Versicherungsbranche.

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PIN-Code-Terminals

Bei der Zeiterfassung via PIN-Code-Terminal erhält jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin einen individuellen PIN-Code, der mit seinem oder ihrem Benutzerkonto im Zeiterfassungssystem verknüpft ist. Bei Betreten und Verlassen des Firmengebäudes geben die Mitarbeitenden ihren Code am Zeiterfassungsterminal ein, um sich an- oder abzumelden.

Das sind die Vor- und Nachteile von PIN-Code-Terminals:

Vorteile

• Keine physischen Erfassungsmedien nötig
• Kostengünstiger als die Zeiterfassung mit Chip oder Badge
• Einfache Handhabung
• Können in fast jeder Umgebung, ob Büro, Produktionsstätte oder anderes Arbeitsumfeld, eingesetzt werden
• Codes können bei Bedarf leicht geändert werden

Nachteile

• Sicherheitsrisiko durch PIN-Weitergabe und Missbrauchsmöglichkeiten
• Mitarbeitende müssen sich ihren PIN-Code merken
• Können nicht mit anderen Systemen wie der Zutrittskontrolle kombiniert werden

Typische Einsatzbereiche
PIN-Code-Terminals kommen meist in kleinen Betrieben zum Einsatz, die eine einfache und kostengünstige Lösung suchen und keinen zusätzlichen Aufwand für Karten oder Chips betreiben möchten. Dies ist meist in kleinen Dienstleistungsunternehmen (zum Beispiel Coiffeursalon, Café, kleinere Agentur) der Fall.

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Touchscreen-Terminals

Bei dieser Option interagieren die Mitarbeitenden über einen Touchscreen mit dem Terminal. Häufig gehen solche Touchscreen-Terminals über die reine Arbeitszeiterfassung hinaus. Je nach System können Mitarbeitende zum Beispiel über den Touchscreen ihre Abwesenheiten verwalten, Schichtpläne einsehen oder direkt auf ihr Intranet zugreifen.

Das sind die Vor- und Nachteile von Touchscreen-Terminals:

Vorteile

• Intuitive Bedienung
• Vielfältige Funktionen
• Flexibilität bei der Authentifizierung (zum Beispiel via Badge, Chip, PIN-Code, biometrisch)

Nachteile

• Höhere Anschaffungskosten als bei Terminals ohne Touchscreen
• Höherer Wartungsaufwand als Terminals ohne Touchscreen

Typische Einsatzbereiche
Aufgrund ihrer Multifunktionalität und hoher Benutzerfreundlichkeit kommen Touchscreen-Terminals vor allem in Schichtbetrieben (zum Beispiel Restaurants), Callcentern oder Dienstleistungsunternehmen zum Einsatz, in denen eine hohe Anzahl von Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten effizient erfassen und verwalten müssen oder in denen eine benutzerfreundliche Lösung gefragt ist. Dies ist meist in der Gastronomie, in der Hotellerie oder in Dienstleistungsunternehmen der Fall.

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Integration in andere Systeme

Zeiterfassungsterminals können mit anderen Systemen kombiniert werden, etwa mit Zutrittskontrollen, der Buchhaltung oder Zahlungssystemen.

Kombination mit Zutrittskontrollen
Zeiterfassungsterminals können gleichzeitig als Zutrittskontrollsystem eingesetzt werden. Hier registrieren die Mitarbeitenden am Terminal nicht nur ihre Arbeitszeit, sondern erhalten gleichzeitig Zugang zum Firmengebäude oder zu bestimmten Bereichen des Gebäudes.

Kombination mit der Buchhaltung und Lohnabrechnung
Die erfassten Arbeitszeiten werden automatisch an die Buchhaltungs- und Lohnabrechnungssysteme übermittelt. Dies ermöglicht eine direkte Berechnung von Löhnen, Überstunden und anderen Zulagen basierend auf den tatsächlichen Arbeitszeiten der Mitarbeitenden. Mit der Integration in das Buchhaltungs- und Lohnabrechnungssystem können KMU den manuellen Aufwand sowie Fehler minimieren.

Kombination mit Zahlungssystemen
In Kantinen oder Büros können Zeiterfassungsterminals mit Zahlungssystemen verbunden werden. Dies erlaubt es den Mitarbeitenden, ihren Badge einerseits für die Arbeitszeiterfassung am Terminal und andererseits für das Bezahlen von Essen oder Getränken zu nutzen.

Suchen Sie eine andere Zeiterfassungslösung? Auf unserer Übersichtsseite finden Sie hilfreiche Informationen zu den verschiedenen Arten der Zeiterfassung .