Wozu dient ein Personalreglement?

Werden Mitarbeiter beschäftigt, gilt es einiges zu regeln – nicht nur Aufgabenbereich, Arbeitszeit und Lohn, sondern auch viele Details rund um Sozialleistungen, Absenzen, Ferien, Rechte und Pflichten sowie die Organisation der täglichen Zusammenarbeit. Ein grosser Teil dieser Regeln gilt für alle Angestellten gleichermassen. Viele Firmen tendieren daher dazu, die eigentlichen Arbeitsverträge zwischen dem Arbeitgeber und der einzelnen Mitarbeiterin auf das Nötige zu beschränken und allgemein gültige Regeln in einem Personalreglement zusammenzufassen – oft auch Betriebsreglement oder Allgemeine Anstellungsbedingungen genannt. Gelegentlich gibt es noch weitere Reglemente – etwa spezielle IT- oder Spesenreglemente.

Personalreglemente schaffen Klarheit in Bezug auf die geltenden Arbeitsbedingungen und sorgen für die Gleichbehandlung aller Angestellten.

Was ist beim Erstellen des Personalreglements zu beachten?

Das Personalreglement ist ein wichtiges internes Dokument, aber auch eine Art Visitenkarte des Unternehmens. Die Personalreglemente zahlreicher Firmen sind im Internet zu finden. Es handelt sich also auch um eine Möglichkeit, sich als fortschrittlicher und attraktiver Arbeitgeber zu profilieren (zum Beispiel durch besonders familienfreundliche Arbeitsbedingungen oder grosszügige Weiterbildungsangebote). Dabei spielt nicht nur der Inhalt, sondern auch das äussere Erscheinungsbild und die Sprache eine Rolle.

Rechtliche Bedeutung des Personalreglements

Personalreglemente sind gesetzlich nicht geregelt. Firmen sind also grundsätzlich frei, welche Punkte sie darin aufnehmen wollen. Je nachdem, was darin enthalten ist, gelten jedoch bestimmte Regeln:

Arbeitgeber haben ein Weisungsrecht. Sie können Anordnungen erlassen bezüglich Arbeitsbeginn, Pausen, Verhalten im Betrieb, Meldung von Absenzen und Ferienwünschen etc. Solche organisatorischen Bestimmungen kann der Arbeitgeber nach seinem Ermessen ins Reglement aufnehmen und wenn nötig auch wieder abändern. Die Mitarbeitenden müssen diese Regeln zur Kenntnis nehmen und sich daran halten.

Anders sieht es aus, wenn wesentliche Vertragspunkte im Reglement enthalten sind, zum Beispiel die Kündigungsfristen oder Regeln zur Probezeit. Dann gilt Folgendes:

Verschiedene arbeitsrechtliche Punkte können nur gültig vereinbart werden, wenn dies schriftlich geschieht und von beiden Seiten unterschrieben wird. Das betrifft zum Beispiel eine vom Gesetz abweichende Abgeltung von Überstunden (Art. 321c OR), andere als die gesetzlichen Kündigungsfristen (Art. 335c OR), mehr als einen Monat Probezeit (Art. 335b OR) oder auch spezielle Regeln zur Lohnzahlung bei Krankheit (Art. 324a OR). Auch Pauschalspesen können nur schriftlich vereinbart werden (Art. 327a OR).

In diesen Fällen ist darauf zu achten, dass das Reglement zum gültigen Teil der einzelnen Arbeitsverträge wird. Dies erreicht man am besten, indem der von beiden Seiten unterschriebene Arbeitsvertrag ausdrücklich auf das Reglement verweist – «Das beiliegende Personalreglement ist ein integrierender Bestandteil dieses Arbeitsvertrags» – oder indem eine Kopie des Personalreglements zum Zeichen des Einverständnisses vom Arbeitnehmer unterschrieben wird.

Nicht in ein Personalreglement gehört ein allfälliges Konkurrenzverbot. Dieses ist direkt im Arbeitsvertrag oder in einer separaten, von beiden Seiten unterschriebenen Vereinbarung zu regeln.

Was gilt bei Änderungen des Personalreglements?

Sobald ein Personalreglement nicht nur organisatorische Weisungen enthält, sondern auch Vertragspunkte regelt, kann es nicht von heute auf morgen vom Arbeitgeber einseitig abgeändert werden. Das gilt auch für Vertragspunkte, für die nicht zwingend Schriftform vorgeschrieben ist – zum Beispiel Lohnbestandteile wie Teuerungsausgleich, 13. Monatslohn, Bonusregeln oder Dienstaltersgeschenke.

Wie bei jeder Vertragsänderung gilt: Eine sofortige Änderung ist möglich, wenn beide Parteien damit einverstanden sind. Ansonsten muss der Arbeitgeber die geltende Kündigungsfrist einhalten, bevor die neue Regelung in Kraft treten kann (Änderungskündigung). Aus den oben beschriebenen Gründen empfiehlt es sich, das neue Reglement zur Sicherheit von den Mitarbeitern unterschreiben zu lassen. Nur so lässt sich verhindern, dass sich einzelne Punkte im Nachhinein als ungültig erweisen. In solchen Fällen würden sonst frühere schriftlich getroffene Vereinbarungen gelten oder, falls es die nicht gibt, die gesetzlichen Regeln.

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