Was sind Spesen?

Als Spesen gelten diejenigen Kosten, die den Arbeitnehmenden bei der Ausführung ihrer Arbeit notwendigerweise entstehen. Die Arbeitgeberin muss diese Kosten gemäss Art. 327a des Obligationenrechts ersetzen. Die gesetzliche Regelung ist zwingend. Eine Vereinbarung, wonach Arbeitnehmende selber für die Spesen aufkommen müssten, wäre darum nichtig. Beispiele für Spesen sind: Auslagen für auswärtige Verpflegung, Transporte, Porti, Telefonate, Verzollungs- und Visumskosten auf Auslandsreisen.

Die Kosten für den Arbeitsweg müssen Arbeitnehmende in der Regel aber selber tragen. Etwas anderes gilt nur, wenn sie während der Arbeit den Einsatzort wechseln oder Kundenbesuche wahrnehmen müssen. Dann gehen die damit zusammenhängenden Kosten zulasten der Arbeitgeberin.

Was bedeutet «Bring your own Device» (BYOD)?

«Bring your own device», übersetzt «Bring dein eigenes Gerät», ist immer dann ein Thema, wenn Arbeitnehmende private Geräte für die Arbeit nutzen – etwa ihr Handy oder den eigenen Laptop. Wenn Arbeitnehmende private Geräte nutzen müssen, haben sie eine Entschädigung zugut. Die Kosten (zum Beispiel für ein Handy-Abo) werden zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmenden in der Regel in dem Verhältnis aufgeteilt, wie das Gerät privat oder eben geschäftlich genutzt wird. Idealerweise wird der Verteilschlüssel oder eine fixe Pauschale bereits im Voraus vereinbart.

Geschäftsfahrten mit dem Privatfahrzeug

Wenn Privatfahrzeuge für Geschäftsfahrten genutzt werden, muss sich der Arbeitgeber an den anfallenden Betriebs- und Unterhaltskosten, zum Beispiel für Benzin, Öl, Pneus oder ordentliche Reparaturen, beteiligen. Dazu kommen noch anteilsmässige Kosten für Steuern, Haftpflichtversicherung und Amortisation. Häufig wird dies mit einem Kilometergeld abgegolten, das vom Fahrzeugtyp und den gefahrenen Kilometern abhängt. Ein nützliches Tool, um ein solches Kilometergeld zu berechnen, stellt beispielsweise der TCS zur Verfügung.

Und was gilt im Homeoffice?

Arbeitgeber müssen ihren Angestellten einen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen. Tun sie dies nicht und müssen Mitarbeitende zu Hause arbeiten, dann müssen sich Arbeitgeber an den Kosten für die Arbeitsinfrastruktur (Computer, Drucker, Telefon etc.) beteiligen. Im Jahr 2019 hat das Bundesgericht sogar entschieden, dass ein Arbeitnehmer eine Entschädigung für die geschäftliche Nutzung eines Zimmers in seiner Privatwohnung verlangen kann, wenn ihm die Arbeitgeberin keinen Arbeitsplatz im Büro anbietet.

Etwas anderes gilt, wenn ein Angestellter freiwillig im Homeoffice arbeitet, obwohl er im Betrieb einen vollständig eingerichteten Arbeitsplatz zur Verfügung hätte. Dann muss sich die Arbeitgeberin nicht an den Kosten der Infrastruktur zu Hause beteiligen.

Pauschalen sind zulässig

In der Regel müssen die effektiven Kosten vergütet werden. Schriftlich kann man auch Pauschalen vereinbaren. Diese Pauschalen müssen die tatsächlichen Auslagen allerdings auch wirklich decken. Wenn sich die Pauschale im Nachhinein als zu tief erweist, können betroffene Arbeitnehmende entsprechende Nachforderungen stellen.

Achtung versteckte Spesen!

Wenn Spesenpauschalen ausgerichtet werden, die deutlich über den tatsächlichen Auslagen liegen (sogenannte unechte Spesen), oder wenn Spesen auch dann bezahlt werden, wenn sie gar nicht anfallen (etwa während der Ferien oder einer krankheitsbedingten Abwesenheit), handelt es sich um einen versteckten Lohnbestandteil. Auf diesem müssten eigentlich Sozialabgaben bezahlt werden.

Ein Spesenreglement muss von den Steuerbehörden genehmigt werden

Ein für alle Arbeitnehmenden verbindliche Spesenreglement muss von der zuständigen Steuerbehörde am Sitz der Arbeitgeberin genehmigt werden. Auch jede Änderung des Spesenreglements muss vor der Anwendung durch die Steuerbehörde genehmigt werden.

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