Was sind die Regeln für Weiterbildungen?

Weiterbildungen sind für den beruflichen Erfolg wichtig. Häufig sind sie aber teuer und zeitaufwendig. Es stellt sich deshalb die Frage, wer – der Arbeitgeber oder der Arbeitnehmer – für die Kosten aufkommen muss. Denn in den meisten Fällen ist es auch im Interesse des Arbeitgebers, dass seine Angestellten fachlich auf dem Laufenden bleiben und sich weiterbilden.

Weiterbildungen, die der Arbeitgeber vorschreibt, muss er vollumfänglich bezahlen; der oder die Mitarbeitende muss sich an solchen Weiterbildungskosten nicht beteiligen. Das Gleiche gilt für Einarbeitungskosten oder Kurse, die das Gesetz vorschreibt (etwa für Medizinalberufe oder in der Luftfahrt). Auch solche Kosten trägt der Arbeitgeber. Und die Zeit, die für solche Weiterbildungen aufgewendet wird, gilt als Arbeitszeit.

Anders sieht es bei Weiterbildungen aus, die Mitarbeitende aus eigenem Antrieb absolvieren. An solchen Kosten muss sich der Arbeitgeber grundsätzlich nicht beteiligen und er muss auch keine Arbeitszeit dafür zur Verfügung stellen. Häufig beteiligen sich Arbeitgeber aber freiwillig an den Kosten und/oder stellen den Mitarbeitenden die benötigte Arbeitszeit zur Verfügung. Im Weiterbildungsgesetz, das am 1. Januar 2017 in Kraft getreten ist, heisst es denn auch, dass Arbeitgeber die Weiterbildung ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter begünstigen. Was das in der Praxis genau bedeutet, regelt das Gesetz allerdings nicht.

Beteiligt sich eine Arbeitgeberin an einer Weiterbildung, die der Mitarbeiter wünscht, werden häufig Weiterbildungs- oder Rückzahlungsvereinbarungen aufgesetzt. Die Arbeitgeberin beteiligt sich an den Kosten also nur unter der Bedingung, dass der Mitarbeiter nach Abschluss der Weiterbildung eine gewisse Zeit im Betrieb bleibt. Bei einer vorzeitigen Kündigung durch den Mitarbeiter muss dieser einen Teil der Kostenbeteiligung zurückzahlen.

Solche Vereinbarungen sind grundsätzlich zulässig, sofern die Vereinbarung die persönliche Freiheit des Arbeitnehmers, der Arbeitnehmerin nicht übermässig einengt und die Weiterbildung ihm auch ausserhalb des Betriebs Vorteile bringt. Wichtig ist zudem, dass die Einzelheiten – also der Betrag und der Zeitraum – möglichst konkret geregelt werden, und zwar vor Beginn der Ausbildung. Folgendes gilt es dabei zu beachten:

• Die Zeit, für die sich ein Mitarbeiter, eine Mitarbeiterin verpflichtet, muss angemessen begrenzt sein. Die Dauer der Verpflichtung sollte in einem vernünftigen Verhältnis zur Dauer der Ausbildung und zur Höhe der finanziellen Beteiligung des Arbeitgebers stehen. In Einzelfällen wurden vom Gericht auch längere Verpflichtungszeiten akzeptiert, in der Regel geht man aber von maximal drei Jahren aus.
• Für den Fall einer vorzeitigen Kündigung kann vereinbart werden, dass der oder die Mitarbeitende einen Teil der Kosten zurückerstatten muss. Dabei sollte die Rückzahlungspflicht nach Monaten abgestuft sein. Kündigt eine Mitarbeiterin beispielsweise nach 9 Monaten, obwohl sie sich für 1,5 Jahre (18 Monate) verpflichtet hat, muss sie die Hälfte der Weiterbildungskosten zurückzahlen. Das Bundesgericht hat aber festgehalten, dass die Parteien grundsätzlich frei seien in der Formulierung der Rückzahlungsvereinbarung und auch eine Abstufung nach Jahren (anstelle von Monaten) zulässig sei (Entscheid 4A_616/2011 vom 21.3.2012).
• In Ausnahmefällen, also bei einem krass unfairen Verhalten eines Arbeitnehmers, ist eine Rückzahlungspflicht auch ohne Vereinbarung denkbar – etwa bei einer Kündigung unmittelbar nach Abschluss einer sehr kostspieligen Weiterbildung, obwohl der Mitarbeiter klar geäussert hat, dass er beim aktuellen Arbeitgeber bleiben möchte.
• Kündigt der Arbeitgeber, ohne dass die Arbeitnehmerin ein Verschulden trifft, entfällt die Rückzahlungspflicht.

Wichtig: Bei Weiterbildungen, die vom Arbeitgeber obligatorisch vorgeschrieben sind, ist eine Rückzahlungsvereinbarung nicht zulässig.