Pflichtenheft für Immobilienverwaltung in der Schweiz

Leistungen im Pflichtenheft für Immobilien­bewirt­schaftung

Für die Bewirtschaftung von Immobilien werden in der Schweiz durch den Immobilientreuhänder Verband (SVIT) Leistungen vorgegeben, die im jährlichen Honorar enthalten sind. Separat werden ausserordentliche Dienstleistungen aufgelistet, die nach Aufwand oder projektbezogenen Pauschalen berechnet werden.

Ordentliche Leistungen einer Immobilien­verwaltung

Eigentümerversammlung

• Jährliche Einberufung und Leitung der Eigentümerversammlung
• Führen des Beschlussprotokolls
• Vorlage des Jahresbudgets

Buchhaltung

• Führen der Liegenschaftsbuchhaltung, Erstellen der jährlichen Verwaltungs- und Nebenkostenabrechnungen
• Kontrolle und Bezahlung der Rechnungen
• Verwaltung des Fondsvermögens

Verträge und Versicherungen

• Abschluss, Erneuerung und Kündigung von Versicherungsverträgen
• Aufnahme und Erledigung von Schaden- und Ver­sicherungs­fällen
• Abschluss, Erneuerung und Kündigung von Serviceverträgen
• Abschluss, Erneuerung und Kündigung von Hauswartungsverträgen
• Vertretung der Auftraggeber in allen rechtlichen Belangen gegenüber allfälligen Mietern, Nachbarn und Behörden
• Nachführen von Änderungen in Reglement und Nutzungsordnungen der Stockwerkeigentümergesellschaft

Reparaturen und Wartung

• Regelmässige Kontrollbesuche der Liegenschaft zur Überprüfung des Gesamtzustandes; periodische Erstellung eines Zustands­berichts
• Einkauf der Heizenergie
• Sicherstellung der Überwachung der Funktionstüchtigkeit der technischen Installationen
• Leitung, Vorbereitung, Begleitung / Bauführung umfangreicher Schaden­sanierungen
• Auftragserteilung im Rahmen der Kompetenzsumme für vorsorgliche und notwendige Reparaturen und Instandsetzungen an qualifizierte Hand­werker, Unter­nehmer und Lieferanten; Überwachung und Kontrolle der erteilten Aufträge

Koordination der Hauswartung

• Honorarabrechnung der Hauswartungungsfirma
• Beauftragung und Einführung einer Hauswartungsfirma anhand des Pflichtenheftes

Allgemeine administrative Aufgaben

• Ausführen und Koordinieren der Beschlüsse der Gemeinschaft
• Aufbewahren der Begründungsunterlagen, Reglemente, Nutzungsordnungen, Bücher, Protokolle, Pläne und Liegenschaftsakten
• Schlüsselkontrolle und Schlüssel­nachbestellung
• Erstellen und Überwachen der Hausordnung

Ausserordentliche Leistungen nach Aufwand

Ausserordentliche Leistungen müssen mit der Stockwerkeigentümerschaft abgesprochen werden, bevor Immobilien­bewirtschafter*innen diese erbringen dürfen. Sie sind im vereinbarten Honorar nicht enthalten und können zusätzlich in Rechnung gestellt werden.

Mängel und bauliche Massnahmen

• Aufnahme von Garantiemängeln
• Veranlassen und Überwachen von Garantiearbeiten oder Behebung versteckter Mängel
• Vorbereitung und Durchführung von Renovationen und Sanierungen

Rechtliche Angelegenheiten

• Umfassende baurechtliche Abklärungen
• Vertretungen oder Mithilfe bei ordentlichen Gerichtsverfahren
• Einleitung allfälliger rechtlicher Schritte bei Nichteingang von Beitragszahlungen
• Abwehr von Drittansprüchen (Bauhandwerkerpfandrecht etc.)
• Eintragung gesetzlicher Pfandrechte zur Sicherung von Beitragsforderungen

Strategische Aufgaben

• Mehrjahresbudget / Investitionsplanung
• Finanzierungen / Finanzierungs­abklärungen
• Statistische Erhebungen und dergleichen
• Ermittlungen aufgrund neuer gesetzlicher, heute nicht bekannter Auflagen

Ausserordentliche Verwaltungsaufgaben

• Übernahme und Einrichtung der Akten / Dossier-Erstellung
• Durchführung von ausserordentlichen Eigentümerversammlungen
• Vermietung und Verwaltung gemeinsamer Objekte im Auftrag der Gemeinschaft
• Vermietung und Verwaltung von Stockwerkeinheiten im Auftrag einzelner Eigentümer
• Zusätzliche Arbeiten, die im Verwaltungsauftrag nicht ausdrücklich vereinbart sind

Porto- und Transportspesen sowie Zeitaufwand für An- und Abreise können nur für Dienste in Rechnung gestellt werden, die ausserhalb der ordentlichen Leistungen liegen.

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