Office 365 Grundlagen

Sie überlegen sich, in Ihrem KMU Microsoft Office 365 einzuführen und möchten sich über die Grundlagen informieren? Um den Evaluierungsprozess zu vereinfachen, finden Sie hier hilfreiche Informationen zu Microsoft Office 365.

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Microsoft Office 365 Grundlagen

Office 365 ist ein Cloud-Angebot von Microsoft und umfasst verschiedene Anwendungen, Tools und Dienste. Das Ziel des Dienstes ist gesamtheitliche Arbeitsgrundlage für Privatpersonen und Geschäftskunden. Die wichtigsten Bestandteile von Office 365 sind:

Microsoft Office Anwendungen (Word, Excel, Powerpoint, Outlook etc.)
Datencloud Onedrive für die Datenablage
Dienste für Geschäftskunden (Exchange, Skype, Sharepoint etc.)

Die beliebten Office-Anwendungen können seit 2011 in verschiedenen Varianten bezogen werden:

Einmalkauf der Lizenz, pro Jahr fallen Wartungskosten an
Office 365 Cloud: Es fallen monatliche oder jährliche Lizenzkosten an, Wartung usw. sind einbegriffen.

Die Office-Apps werden in der Cloud unter dem Namen Office 365 angeboten. Es sind aber noch weitere Anwendungen und Dienste enthalten, wie die Datencloud Onedrive und für vor allem für Businesskunden relevante Dienste für Email, Filesharing oder Geschäftskommunikationsmittel. Im Zentrum steht für Unternehmen oft die Groupware Exchange Online.

Mit all diesen Angeboten hat Microsoft ein universelles Cloudangebot für Privatpersonen und Geschäftsleute geschaffen.

Office 365 Lizenzen – Auswahlhilfe

Abgerechnet wird mit monatlicher oder jährlicher Gebühr. Ausschlaggebend für die Gebühr ist das Lizenzmodell, welches vor allem durch die Anzahl Nutzer bestimmt wird. In der folgenden Tabelle sehen Sie die groben Einteilungen, welche es für Microsoft 365 gibt. Diese werden noch in verfeinerte Lizenzen wie Premium-Lizenzen oder verschiedene Pläne weiter aufgeteilt.

Grössenordnung	Name bei Microsoft	Anzahl Nutzer	Beschreibung
Gratis für jedermann	Office Online	unbegrenzt	Die Online-Version von Office und ein kleines OneDrive-Datenvolumen sind für alle Nutzer gratis zu haben.
Privatpersonen	Personal (1 Nutzer) und Home (5 Nutzer)	1 bis 5	Diese Lizenzen dienen der Nutzung der vollen Office-Desktop-Apps, welche jahrelang so manchen Computerbildschirm geprägt haben. Auch 1TB OneDrive-Nutzung steht zur Verfügung.
Kleine Unternehmen	Small Business	Bis 25	Im Gegensatz zu den Privatpersonen kommen hier Skype, E-Maildienste und Datensharing hinzu.
Mittlere Unternehmen	Midsize	Bis 300	Hier gleicht die Nutzung den kleinen Unternehmen, allerdings wird zusätzlich der Verzeichnisdienst Active Directory angeboten.
Grosse Unternehmen	Enterprise	unbegrenzt	Für Grossunternehmen steht der Enterprise-Plan mit unbegrenzter Nutzung im Zentrum. Hier gibt es sogar Angebote inkl. VoIP. Bei den Enterprise-Modellen hat man auch die besten Support- und Wartungsleistungen gemäss SLA.
Emailnutzer	Exchange Online	unbegrenzt	Für Geschäftsleute, welche die Office-Apps und -Dienste nicht benötigen, aber trotzdem vom Maildienst mit Exchange Online profitieren möchten, gibt es auch eine Möglichkeit.

Office 365 – Vor- und Nachteile

Grundsätzlich gelten die für Cloud-Computing üblichen Vor- und Nachteile auch für Office 365:

Vorteile:

Wartung, Backup und Sicherheitsaspekte werden vom Anbieter übernommen. So müssen selber keine Server Updates mehr gemacht werden.
Sie können von beliebigen Orten und je nachdem auch von beliebigen Devices auf Ihre Daten und Software zugreifen. Es gibt auch Apps und Browser-Versionen.
Die Kostenstrukturen sind übersichtlich und durch ein fein gegliedertes Lizenzmodell planbar.
Die Aufbewahrung der Daten in der Cloud ist sicherer als auf dem durchschnittlichen Server.

Nachteile:

Bei Firmen mit hohen Sicherheitsansprüchen können Sicherheitsbedenken aufkommen, da die Daten nicht auf den eigenen Servern liegen.
Bei Clouddiensten gibt es oftmals weniger Konfigurationsmöglichkeiten als bei “gekaufter” Software oder Server on Premises.
Wenn bestimmte Nutzungsschwellen erreicht sind (zb. 300 Nutzer), ist oft ein Lizenzausbau notwendig (z.B. Midsize), was zu einem sprunghaften Anstieg der Kosten führen kann.

Die Vorteile von Clouddiensten wie Office 365 kommen also besonders für KMU zum Tragen. Grosse Unternehmen haben hingegen oft eigene Datenschutz- und Konfigurationsbedürfnisse oder bezahlen mit eigener Hard- und Software weniger.