Payroll-Anbieter in der Schweiz finden
Sie möchten die Verwaltung Ihrer Lohnbuchhaltung oder Pensionskassen, das Personalmanagement oder die Unfall- und Krankenadministration auslagern? Unsere Anbieter von Payroll-Services nehmen Ihnen diese Aufgaben ab, damit Ihnen mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft bleibt.
Unsere KMU-Einkaufsexperten arbeiten mit einer Vielzahl an Payroll-Unternehmen in der Schweiz zusammen und unterstützen Sie bei der Anbietersuche. Geben Sie Ihre Anforderungen direkt im Fragebogen ein und wir wählen für Sie bis zu 3 passende Anbieter aus.
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Das umfasst die Payroll
Payroll-Unternehmen übernehmen die Lohnbuchhaltung und weitere Bereiche des Personalwesens. Je nachdem, welche Bereiche Sie auslagern möchten, erstellt der externe Payroll-Anbieter die Arbeitsverträge, pflegt die Personalstammdaten, führt die Lohnkonten, erstellt die Meldungen an die Sozialversicherungen oder stellt Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung her. Egal, welche Aufgaben der Anbieter übernimmt: Er stellt sicher, dass die Mitarbeitenden ihre Löhne pünktlich und korrekt erhalten und das Unternehmen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
In der Schweiz umfasst der Angebotskatalog diese Bereiche:
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung bildet das Herzstück. Sie umfasst die genaue Berechnung der Brutto- und Nettolöhne und die Abzüge von Sozialversicherungsbeiträgen wie AHV/IV/EO, ALV, BVG und UVG. Auch die Abzüge von Steuern, wie der Quellensteuer, werden hier berücksichtigt. Neben der Erstellung der monatlichen Lohnabrechnungen gehört auch die Erstellung des jährlichen Lohnausweises dazu.
Diesen Bereich können Sie auslagern an: Payroll-Dienstleistende, Buchhaltungsfirmen, Treuhandbüros
Personaladministration
Die Personaladministration umfasst die Verwaltung der Mitarbeiterstammdaten, die Erstellung und Pflege von Arbeitsverträgen sowie die Abwicklung von Ein- und Austritten und sonstigen Vertragsänderungen. Auch Meldungen bei Unfall, Krankheit und Kinderzulagen gehören in dieses Aufgabengebiet.
Diesen Bereich können Sie auslagern an: HR-Outsourcing-Unternehmen
Verwaltung der Sozialversicherungen
Die Verwaltung der Sozialversicherungen beinhaltet die An- und Abmeldungen bei den Sozialversicherungen (AHV-Ausgleichskasse, Pensionskasse) sowie die korrekte Berechnung und Abführung der Beiträge, die sowohl von Arbeitgebenden als auch von Arbeitnehmenden geleistet werden müssen.
Diesen Bereich können Sie auslagern an: Payroll-Dienstleistende, Spezialistinnen und Spezialisten für Sozialversicherungen
Lohnbuchhaltung
Die Lohnbuchhaltung umfasst die sorgfältige Buchung aller lohnrelevanten Daten in der Finanzbuchhaltung. Hierzu gehört auch die Erstellung von Lohnabrechnungen und Lohnausweisen, die den Mitarbeitenden regelmässig per Post oder E-Mail zur Verfügung gestellt werden.
Diesen Bereich können Sie auslagern an: Buchhaltungsfirmen, Treuhandbüros
Steuerliche Verpflichtungen
Eine weitere wichtige Payroll-Aufgabe ist die Abführung der Quellensteuer an die zuständigen Steuerbehörden. Zudem stellt ein Payroll-Spezialist oder eine Payroll-Spezialistin sicher, dass alle erforderlichen Informationen für die Steuererklärungen der Mitarbeitenden bereitgestellt werden.
Diesen Bereich können Sie auslagern an: Payroll-Dienstleistende, Steuerberaterinnen und Steuerberater
Kommunikation mit Behörden und Institutionen
Die Kommunikation mit verschiedenen Behörden und Institutionen gehört ebenfalls zu den Payroll-Aufgaben. Dies umfasst den Austausch mit Sozialversicherungen, Steuerbehörden und anderen Institutionen sowie die Bearbeitung von Anfragen und Meldungen.
Diesen Bereich können Sie auslagern an: Payroll-Dienstleister, HR-Dienstleisterinnen
Berichterstattung und Controlling
Die Berichterstattung und das Controlling spielen eine wichtige Rolle. Wenn Sie die Payroll auslagern, kümmert sich der Payroll-Provider um die Erstellung von Berichten und Statistiken für das Management sowie um die Überwachung der Lohnkosten und Budgets. Mit der Auslagerung an einen Spezialisten oder eine Spezialistin gewährleisten Sie eine effiziente Planung und Kontrolle.
Diesen Bereich können Sie auslagern an: Payroll-Dienstleister, HR-Dienstleisterinnen, Controlling- und Reporting-Spezialisten
Kosten für Payroll-Outsourcing-Services
Für die Auslagerung der Payroll können Sie mit monatlich 40 bis 50 Franken pro Mitarbeiter oder Mitarbeiterin rechnen. Je mehr Mitarbeitende im Unternehmen angestellt sind, desto tiefer wird der Preis pro Person. Kommt es zu häufigen Personalwechseln oder fällt hoher administrativer Zusatzaufwand an, steigen die Kosten. Unser Beispiel zeigt die ungefähren Kosten von Payroll-Outsourcing-Services für ein KMU mit 5 Mitarbeitende im Monatslohn bei 12 Lohnläufen und durchschnittlich 2 Wechseln pro Jahr. In diesem Kostenszenario liegen die Preise bei 1’200 bis 3’800 Franken pro Jahr.
Weitere Beispiele und Informationen zu den Preisen der einzelnen Payroll-Dienstleistungen finden Sie in unserer Kostenübersicht .
So wählen Sie das passende Payroll-Unternehmen
Sie haben sich entschieden, Ihre Payroll auszulagern – wie wählen Sie nun das passende Payroll-Unternehmen für das Outsourcing? Erfahrungsgemäss ist es hilfreich, diese Punkte zu klären:
- Bringt der Payroll-Dienstleister ausreichend Erfahrung und die benötigten Qualifikationen mit?
- Bringt er Erfahrung mit Schnittstellen für die Übergabe der Daten mit?
- Suchen Sie eine Spezialistin mit besonderem Know-how, zum Beispiel zu internationalem Recht oder zu Grenzgängern, Expats etc., die quellensteuerpflichtig sind?
- Welche Systeme verwendet der externe Payroll-Anbieter? Soll die Lösung den Online-Zugriff ermöglichen, damit Sie Ihre Daten im System des Anbieters jederzeit einsehen können?
- Wer ist Ihre Ansprechperson im Payroll-Unternehmen? Ist sie einfach erreichbar und die Stellvertretung während ihrer Abwesenheit gewährleistet? Und genauso wichtig: Ist die zuständige Person Ihnen sympathisch?
Im Personalwesen werden vermehrt Detailkenntnisse verlangt, weshalb eine Auslagerung der Lohnadministration an einen Treuhänder oder ein Payroll-Unternehmen sehr viel Zeit und Kosten sparen kann.
E-Payroll und deren Vorteile
Mittlerweile nutzen viele Payroll-Services-Provider die webbasierte Lohnabrechnung, auch E-Payroll genannt. E-Payroll erlaubt es Ihnen, jederzeit auf Ihre Daten beim Payroll-Provider zuzugreifen. So profitieren Sie stets von aktuellen Informationen und behalten die Kontrolle.
Planen Sie, einen Teil der Payroll-Aufgaben selbst zu erledigen, sind die Schnittstellen zwischen Ihren Programmen und denjenigen des Payroll-Unternehmens ausschlaggebend. Funktioniert das Zusammenspiel, können beispielsweise Daten aus Ihrem Zeiterfassungssystem direkt in die HR-Software Ihres Payroll-Services-Providers eingelesen oder seine monatlichen Lohnabrechnungen in Ihr Buchhaltungssystem übernommen werden. Geeignete IT-Schnittstellen vereinfachen zudem die Übermittlung der Daten an die Behörden.
- Viele Systeme verfügen bereits über Standard-Schnittstellen. Klären Sie aber im Vorfeld ab, welche Möglichkeiten beim Payroll-Unternehmen Ihrer Wahl bestehen.
- Für neu gegründete Unternehmen und Kleinbetriebe ist das webbasierte Payroll-Outsourcing eine der kostengünstigsten Varianten der Lohnabrechnung.
Statt die Payroll-Aufgaben auszulagern, können Sie auch einen Teil oder die ganze Lohnadministration selbst erledigen. Dazu benötigen Sie die richtige Software. Was Sie bei der Beschaffung einer solchen Software beachten sollten, erfahren Sie auf unserer Seite zum Thema HR-Software . Über den dort aufgeführten Fragebogen finden Sie zudem passende Anbieter.
Branchenspezifische Besonderheiten
In der Schweiz gibt es branchenspezifische Besonderheiten beim Thema Payroll. Eine Übersicht:
Payroll im Gesundheitswesen
Im Gesundheitswesen in der Schweiz erfordert die Lohnbuchhaltung besondere Aufmerksamkeit. Die komplexen Tarifstrukturen und variierenden Arbeitszeiten der medizinischen Fachkräfte sind anspruchsvoll bei der Administration. Es gibt zahlreiche Lohnmodelle, die sich je nach Kanton und Einrichtung unterscheiden können. Zudem müssen Zulagen für Nachtschichten, Wochenendarbeit und Überstunden korrekt erfasst und abgerechnet werden. Auch die Berücksichtigung von Weiterbildungen und deren Einfluss auf den Lohn ist im Gesundheitswesen von Bedeutung.
Herausforderungen in der Bauwirtschaft
Die Bauwirtschaft ist durch saisonale Schwankungen und projektbasierte Beschäftigung geprägt, was die Lohnbuchhaltung komplex macht. Besondere Regelungen zu Arbeitszeiten und Überstunden müssen eingehalten werden. Zudem spielt die Unfallversicherung in der Bauwirtschaft eine grosse Rolle, da Bauarbeiterinnen und Bauarbeiter einem erhöhten Risiko ausgesetzt sind. Die korrekte Berechnung und Abführung der Sozialversicherungsbeiträge sowie die Einhaltung der gesetzlichen Mindestlöhne sind zentrale Aufgaben im Payroll-Management dieser Branche.
Komplexität im Finanzsektor
Im Finanzsektor sind die Anforderungen an die Lohnbuchhaltung besonders hoch. Bankangestellte und Finanzdienstleistende haben oft keinen Fixlohn, sondern variable Lohnmodelle mit Boni und Provisionen, die sorgfältig erfasst und versteuert werden müssen. Zudem sind internationale Regelungen und Compliance-Vorschriften zu berücksichtigen, insbesondere bei Mitarbeitenden, die grenzüberschreitend tätig sind. Auch die Altersvorsorge und verschiedene Zusatzleistungen spielen im Finanzsektor eine wichtige Rolle bei der Lohnabrechnung.
Flexibilität in der IT-Branche
Die IT-Branche in der Schweiz zeichnet sich, getrieben vom Fachkräftemangel, durch sehr moderne Arbeitsmodelle aus. Viele IT-Mitarbeitende arbeiten remote oder projektbasiert, was besondere Anforderungen an die Lohnbuchhaltung stellt. Die Vergütung von Freelancerinnen und Freelancern und die Abwicklung von internationalen Gehältern sind gängige Herausforderungen. Zusätzlich müssen oft Anteile an Unternehmen oder Aktienoptionen korrekt abgerechnet werden. Die IT-Branche verlangt daher nach einer modernen und anpassungsfähigen Payroll-Lösung.
Payroll in der Pharmaindustrie
In der Schweizer Pharmaindustrie ist die Lohnbuchhaltung aufgrund der strengen Regularien und der hohen Anzahl hochqualifizierter Fachkräfte besonders anspruchsvoll. Die Vergütungssysteme umfassen häufig leistungsabhängige Boni und spezielle Zulagen für Forschung und Entwicklung. Die Einhaltung internationaler Standards und Vorschriften ist unerlässlich, da viele Unternehmen global tätig sind. Zudem spielen fortlaufende Weiterbildungsmassnahmen und deren Vergütung eine wichtige Rolle.
Landwirtschaft und Saisonarbeit
Die Landwirtschaft in der Schweiz ist durch saisonale Arbeitskräfte und kurzfristige Beschäftigungsverhältnisse gekennzeichnet. Dies erfordert eine flexible und dennoch präzise Lohnbuchhaltung. Die Abrechnung von Erntehelfern, die oft nur für wenige Monate beschäftigt sind, muss schnell und korrekt erfolgen. Besondere Aufmerksamkeit erfordert auch die Einhaltung der Sozialversicherungsbeiträge und der gesetzlichen Mindestlöhne, die je nach Saison und Art der Beschäftigung variieren können.
Besonderheiten im Bildungswesen
Im Bildungswesen, insbesondere an Hochschulen und Universitäten, müssen oft komplexe Arbeitsverträge mit wissenschaftlichem Personal verwaltet werden. Dies schliesst Teilzeitbeschäftigungen, befristete Verträge und Stipendien ein. Die Abrechnung von zusätzlichen Lehraufträgen und Forschungsprojekten sowie die Berücksichtigung von Sabbaticals stellen besondere Herausforderungen dar. Auch die Verwaltung von Drittmitteln und deren Einfluss auf die Gehälter muss präzise gehandhabt werden.
Lohnadministration vs. Personaladministration
Die Lohnadministration und Personaladministration sind zwei getrennte, spezialisierte Aufgabenbereiche innerhalb des Personalwesens. In der unten stehenden Tabelle sehen Sie die Unterschiede zwischen Lohnadministration und Personaladministration.
| Lohnadministration | Personaladministration |
|---|---|
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Firmenverzeichnis
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Fakten und Zahlen zu Gryps
- 50'000 KMU-Kunden
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Häufige Fragen zum Payroll
Die Auslagerung der Payroll bedeutet, dass eine Firma die Lohn- und Gehaltsabrechnung an eine externe Dienstleisterin überträgt. Diese übernimmt die Berechnung der Gehälter, Steuerabzüge, Sozialversicherungsbeiträge und alle weiteren gesetzlichen Abzüge. Sie sorgt dafür, dass alle gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden und die Gehälter pünktlich und korrekt an die Mitarbeitenden ausbezahlt werden.
Die Lohnadministration in einem KMU ist oft kompliziert und frisst viel Zeit. Die Lohnabrechnungen müssen korrekt erstellt, die Löhne pünktlich gezahlt werden. In kleineren Unternehmen ohne eigene Personalabteilung sind diese Aufgaben häufig bei der Geschäftsleitung angesiedelt, die sich dadurch weniger auf die eigentliche unternehmerische Tätigkeit fokussieren kann.
Die Lohnadministration an einen Payroll-Spezialisten oder eine Payroll-Spezialistin auszulagern, bringt deshalb viele Vorteile:
- Zeitersparnis: Interne Ressourcen werden entlastet, wodurch sich das Unternehmen auf seine Kernkompetenzen konzentrieren kann.
- Kosteneffizienz: Es entfallen Kosten für Software, Schulungen und interne Personalressourcen.
- Compliance: Externe Dienstleistende sind Expertinnen und Experten in gesetzlichen Anforderungen und reduzieren das Risiko von Fehlern und Strafen.
- Genauigkeit und Zuverlässigkeit: Die Payroll-Anbieter verfügen über aktuelles Wissen zu Regelungen und Vorschriften, die in der Schweiz für die Lohnbuchhaltung gelten.
- Datensicherheit: Externe Dienstleistende verfügen über robuste Sicherheitsmassnahmen zum Schutz sensibler Mitarbeiterdaten.
Wenn Sie Mitarbeitende ins Ausland entsenden oder grenzüberschreitend beschäftigen, können sie anderen Sozialversicherungs- und Steuergesetzen unterliegen als in dem Land, in dem Sie die Löhne zahlen. Bei der Shadow-Payroll übernimmt Ihr Payroll-Anbieter die Zahlung von Sozialversicherungs- und Steuerabgaben in dem Staat, in dem sie abzurechnen sind. Solche grenzüberschreitenden Tätigkeiten bringen komplexe rechtliche Fragen mit sich, daher sollten Sie rechtzeitig eine Anwältin oder einen Spezialisten für Entsendungen konsultieren.
Möchten Sie Mitarbeitende aus dem Ausland einstellen, sind bei der Payroll einige Besonderheiten zu berücksichtigen, etwa:
- Verwaltung von Arbeits- und Aufenthaltsbewilligungen
- Berechnung und Abführung der Quellensteuer
- Berücksichtigung anderer steuerlichen Aspekte
Möchten Sie sich nicht selbst um diese Aufgaben kümmern oder fehlt Ihnen im Unternehmen die Zeit oder das Know-how dafür, können Sie einen Payroll-Spezialisten oder eine Payroll-Spezialistin beiziehen.
Brauchen Sie Hilfe bei Ihrer Beschaffung?
Unsere KMU-Einkaufsexperten freuen sich auf den Kontakt mit Ihnen und beantworten gerne Ihre Fragen.
Sandro Weber
Leiter Kundenberatung