Buchhaltung – die Zahlen im Griff

Variante 1 – selber machen

Sie erledigen die gesamte Buch­haltung (Finanz­buchhaltung, Steuern, Mehrwert­steuer, Abschluss, Lohn­administration etc.) eigen­ständig bei sich inhouse. Möglich ist dies mit einer Inhouse-Buch­haltungs­software oder einem Buch­haltungs­tool in der Cloud.

+ Grösster Vorteil: Keine externen Kosten
+ Sie haben Ihre Zahlen jederzeit im Über­blick und auto­matisch ein besseres Gefühl dafür, wie Ihr Unter­nehmen läuft.
– Grösster Nach­teil: Hoher Zeit­aufwand
– Da Sie die Buch­haltung allein führen, gibt es niemanden, der allfällige Verbuchungs­fehler bemerken könnte.
– Falls Probleme und Unklar­heiten auf­tauchen, müssen Sie unter Umständen eine Beratung oder sonstige Hilfe in Anspruch nehmen, was viel Zeit­aufwand und Kosten mit sich bringt.

Variante 2 – extern geben

Die gesamte Buchhaltung wird an einen Treuhänder ausgelagert. Sie reichen die gesammelten Belege regel­mässig an ihn weiter.

+ Grösster Vorteil: Sie gewinnen Zeit, die Sie in Ihr Kern­geschäft investieren können.
+ Hohe Garantie, dass die Buch­haltung korrekt geführt wird
+ Sie haben einen Experten an Ihrer Seite, der Ihnen auch allgemeine Tipps zur Unter­nehmens­führung geben kann.
– Grösster Nach­teil: Externe Kosten
– Es besteht die Gefahr, dass Sie den Über­blick über die Zahlen verlieren und zu spät erfahren, wenn etwas nicht richtig läuft.

Variante 3 – Mischform

Sie verbuchen die Belege selbst, Abschluss, Mehr­wert­steuer­abrechnung (MWST) und Steuer­erklärung lagern Sie an eine Treu­händerin aus.

+ Sie sparen lang­fristig gesehen Kosten.
+ Die Buchhaltung wird von der Treu­händerin kontrolliert. So ist sicher­gestellt, dass sie korrekt ist. Der Abschluss, die Abrechnung mit der MWST und die Steuer­erklärung werden professionell erledigt.
+ Bei einer buchhalterischen Unklar­heit können Sie sich an Ihre Treu­händerin wenden, die ebenfalls einen guten Über­blick über Ihre Bücher hat.
– Zeitlicher Aufwand unter dem Jahr, da Sie die Buch­haltung selbst führen.
– Die eigene Verbuchung der Belege lohnt sich nur, wenn Sie buchungs­sicher sind. Muss die Treu­händerin vor dem Abschluss viele Korrekturen vornehmen, ist ihr Aufwand schliess­lich grösser, als wenn sie gleich alles selber erledigt hätte.

Treuhänder-Kosten

Unsere Experten für Buch­haltung und Treu­hand haben für Sie eine Umfrage bei 77 Treu­händern und Treu­händerinnen aus der Deutsch­schweiz durch­geführt und die Kosten für Treu­hand­angebote über­sichtlich zusammen­gefasst. Das Resultat finden Sie auf unserer Kostenseite mit konkreten KMU-Beispielen.

Buchhaltungssoftware inhouse

+ Mehr Kontrolle, da die Daten auf Ihrem eigenen Server gespeichert sind
+ Auch Offline-Zugriff möglich
– Hohe Lizenz­kosten in der Gründungs­phase Ihres Unter­nehmens, wenn die Ressourcen meist eher knapp sind.
– Sie müssen sich selbst um die Updates kümmern. Das ver­ursacht adminis­trativen Aufwand und zusätzliche Kosten.
– Gefahr von Datenverlust bei Einbruch, Brand usw.

Beispiele für Inhouse-Buchhaltungsprogramme: Abacus, Banana, Profixx

Online-Buchhaltungssoftware in der Cloud

+ Zugriff von überall: Haben Sie Internetzugang, können Sie mit einer Online-Buchhaltungssoftware von überallher auf Ihre Finanzdaten zugreifen.
+ Datenaktualität: Die Daten sind jederzeit und geräteunabhängig abruf- und einsehbar.
+ Mandantenfähigkeit: Die Software kann von mehreren Nutzern gleichzeitig verwendet werden. Das erleichtert insbesondere die Zusammenarbeit mit einer Treuhandfirma.
+ Verlangt kein IT-Know-how: Es ist keine Softwareinstallation notwendig und der Anbieter oder die Anbieterin kümmert sich um die Updates.
+ Tiefe Anfangskosten: Wenn Sie die Software gegen eine monatliche Gebühr mieten, sind die Ausgaben zu Beginn um ein Vielfaches kleiner als die Lizenzkosten bei der Inhouse-Lösung.
– Datenhaltung ausserhalb Ihrer Infrastruktur: Das kann ein Datenschutz- und Datensicherheitsproblem bedeuten, wenn der Anbieter nicht ein professionelles Daten- und Rechenzentrum betreibt und entsprechende Sicherheitsmassnahmen ergreift. Die meisten Anbieter stellen heute dieselben Sicherheitsstandards zur Verfügung wie Banken.

Beispiele für Online-Buchhaltungsprogramme: Accounto, bexio, CashCtrl, Klara, Run my Accounts, 21.AbaNinja (Swiss21.org)

Gerade wenn Sie mit einem externen Buchhalter, einer Treuhänderin zusammenarbeiten, bieten Cloud-Lösungen einige Vorteile gegenüber den traditionellen Papierbelegen und einer lokal installierten Software:

• Die Belege lassen sich einfach (meist per App) einscannen und an den Treuhänder übermitteln.
• Die intuitive Nutzerführung der Programme erfordert wenig Buchhaltungs-Know-how.
• Oft besteht eine Schnittstelle zur Hausbank, dadurch werden viele Zahlungseingänge und -ausgänge automatisch verbucht.
• Insgesamt sparen Sie mit Online-Buchhaltung Zeit.

Online-Buchhaltungstool prüfen

Bei allen Vorteilen: Prüfen Sie die Software und den Anbieter sorgfältig. Diese Punkte sind wichtig:

IT-Security: Klären Sie sorgfältig ab, ob der Anbieter ein professionelles Daten- und Rechenzentrum mit den nötigen Sicherheitsvorkehrungen betreibt oder nutzt. Lassen Sie sich von ihm die IT-Security-Mechanismen beschreiben, besprechen Sie sich mit einer IT-Expertin Ihres Vertrauens und sichern Sie sich vertraglich ab.

Leistungsumfang: Der Preis der Buchhaltungslösung wird hauptsächlich durch den Leistungsumfang bestimmt. Dazu gehören:

• Grund- und Zusatzfunktionen, die Sie benutzen
• Datenvolumen
• Anzahl Lizenzen, die benötigt werden

Achten Sie darauf, dass die Buchhaltungssoftware mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Das Programm soll fortlaufend weiterentwickelt und regelmässig upgedatet werden. Wichtig sind auch Erweiterungsmöglichkeiten.

Schnittstellen: Einige Programme erlauben, Aufträge direkt ins E-Banking zu übertragen oder verfügen über Schnittstellen zu anderen branchenbezogenen Softwares. Von Vorteil sind auch Apps, die es erlauben, Belege direkt zu scannen.

Benutzerfreundlichkeit: Wie gut findet man sich im Programm zurecht? Wie rasch ist bei Problemen der Support zur Stelle?

Autorin: Käthi Zeugin